נהלי ההפעלה, התהליכים והמנגנונים של הארגון הם עמוד השדרה של מערכת ניהול הסיכונים שלה. נהלים אלה, הידועים לעתים קרובות כבקרות פנימיות, מבטיחים כי העובדים יעמדו בהמלצות ההנהלה העליונה, בנהלי התעשייה ובהנחיות הרגולטוריות בעת ביצוע המשימות שלהם. מבקר פנימי בודק בקרות על מנת להבטיח שהן נאותות ויעילות.
בקרה פנימית מוגדרת
בקרה פנימית היא סדרה של הוראות ונהלים שהנהלה העליונה שמה למניעת הפסדים תפעוליים הנובעים משגיאות עובדים, הזנחה או הונאה. לדוגמה, שליטה במחלקת חשבונות וחיובים של חנות כלבו עשויה להורות לעובדים כיצד לטפל בתשלומי מזומנים. בקרה פנימית גם מסייעת להנהלה הבכירה למנוע הפסדים עקב תקלה טכנולוגית. לדוגמה, הממונה הבכיר של החנות יכול להורות למקורבי מכירות כיצד לטפל בעסקי כרטיסי אשראי וחיוב במקרה של התמוטטות מערכות מחשב.
בקרת הלימות
מבקר פנימי בודק שני היבטים של הלימות ואפקטיביות הבקרה. שליטה מספקת אם היא מפרטת את הנהלים והצעדים שעל העובד לבצע כדי לבצע משימות. כדי להמחיש, שליטה עשויה להורות לפקיד משלוח על איך להקליט סחורות המאוחסנות במחסן ולחתום על שטר המטען. בקרה נאותה גם מסבירה נהלים לקבלת החלטות ודיווח בעיות. בקרת המשלוח יכולה, למשל, לדרוש מהפקיד להודיע למנהל אם הסחורה שקיבלה שווה יותר מ -10,000 דולר.
בקרת אפקטיביות
שליטה יעילה אם היא מספקת פתרונות מתאימים לבעיות בקרה פנימית. לדוגמה, מנהל מחלקת החשבונות של החנות בחנות קמעונאית קטנה סבור שהעובד עלול לגנוב מזומנים, מפני שסכומי ההכנסות ממכירות אינם תואמים את המזומנים שהתקבלו. הוא יכול לקבוע הליך המחייב בדיקות הלקוח להישלח לכתובת חדשה ולבקש שלושה עובדים במחלקות שונות כדי לתעד תשלומים במזומן. השליטה החדשה יעילה אם המנהל מציין כי יתרות המזומנים עכשיו להתאים סכומי המכירות.
סוגים
מבקר פנימי יכול לבחון בקרות שונות, בהתאם ליעד הביקורת, גודל החברה ותעשיה. רואה החשבון המבקר רשאי לבחון נהלים במנגנוני הדיווח הכספי על מנת להבטיח שדוחות כספיים מדויקים ומלאים, והם תואמים לכללי חשבונאות מקובלים (GAAP). בדיקות בקרה תפעולית מסייעות למבקר להעריך את הלימות הבקרה ואת האפקטיביות ברמת המגזר. המבקר יכול גם לבדוק את טכנולוגיית המידע (IT) מערכות כדי למנוע הפסדים הנובעים תקלה ב- IT.
חשיבות הבדיקות
בדיקות בקרה פנימית היא פרקטיקה משמעותית משום שהיא מסייעת למנהיגות הבכירה של החברה למנוע הפסדים תפעוליים הנובעים מטעויות או תקלות במערכת. בדיקה גם עוזר ראש המחלקה להבטיח כי העובדים לציית לכללים פנימיים, חוקים ותקנות בעת ביצוע תפקידם. מבקר בדרך כלל מחיל תקני ביקורת מקובלים (GAAS) בבחינת בקרות פנימיות ומדרג אותם כ "גבוהים", "בינוניים" ו "נמוכים" על בסיס ציפיות לאובדן.
