שיטות עבודה מומלצות לניהול חוזים ממליצות על ביקורת חוזרת על חוזים. עם זאת, שלא כמו ביקורת דוחות כספיים, אשר בדרך כלל מתקיימים מדי שנה, חוות חוזים להתרחש בתדירות גבוהה יותר. לדוגמה, לוח זמנים לבדיקות חוזי הנדסה ובניה כולל לעתים קרובות ביקורות תשלום חודשיים, וכן ביקורת רבעונית, חצי שנתית או שנתית לפרויקטים ארוכים יותר. הבנה מלאה של תהליכי ביקורת תאימות מגדילה את הסיכויים שתיתפס טעויות שאחרת עלולה לגרום לבזבוז הוצאות ועלויות גבוהות.
קביעת יעדי ביקורת
כאשר הסקירה מתרחשת בתוך החוזה מחזור החיים תקבע מטרות הביקורת. ביקורת בקרה - אחת המתרחשת בשלב מוקדם של מחזור חיי החוזה - מתמקדת בדרך כלל בהערכת תהליכי הקבלן ובקרה פנימית. המטרה היא לשפר את התקשורת ולזהות ולייעל תהליכים בסיכון עבור overspending. ביקורת התאוששות - אחת המתרחשת מדי חודש או לפני תשלום החוזה הסופי - מחפשת פערים בחיוב, כגון חיובים לא חוקיים, מוגזמים ושכפולים. המטרה היא למנוע שגיאות חיוב ולשחזר תשלומים עודפים.
להרכיב את צוות הביקורת
בהחלטה על הגודל וההרכב של צוות הביקורת, להסתכל על גודל ומורכבות של החוזה. לכל הפחות, הן צוותי הביקורת והן הביקורת יכללו את מנהל החוזה, נציג מחלקת החשבונאות וצד שלישי נייטרלי. עם זאת, חוזים גדולים או מורכבים עשויים לדרוש מחברי צוות נוספים שמכירים את נהלי ניהול החוזה והבקרה. אם הביקורת מגלה פעילויות הונאה, ייתכן שיהיה צורך להביא רואה חשבון מנוסה או חוקר הונאה.
בקרת נהלי ביקורת
ביקורת בקרה מתמקדת בעיקר בהליכי חיוב ותשלום ובקרות מונעות. ההליכים כוללים סקירה אינטנסיבית של החוזה, הן את הקבלנים והן את חשבונות הזכאים לתשלום ולנהלי כניסה לנתונים. הסקירה מחפשת בקרות פנימיות נאותות כגון הפרדת חובות, מערכת הרשאות ואבטחת מידע. הבדיקות עשויות לכלול יצירה, עיבוד ומשלוח חשבונית לדוגמה, לעתים קרובות הצגת שגיאות מכוונות כדי לראות אם הבקרות הקיימות יעילות.
נהלי ביקורת התאוששות
דוחות התראה חודשיים מאששים את דוח עלות העבודה האחרון של הקבלן לסכומים שחויבו במהלך התקופה הנוכחית. רואי החשבון מתחילים על ידי סקירת דו"ח עלות העבודה והשווה אותו לחיוב החוזה ותנאי התשלום. בהתבסס על נוכחות של כל דגלים אדומים, המבקרים יכולים לבחור ולבדוק רק כמה או הרבה עסקאות מדגם עבור סוגים שונים של עלויות כגון עבודה, חומרים, עלויות ניהול תקורה. בדיקות העסקה כוללות בדרך כלל חישוב מחדש ובניית שבילי ביקורת. על פי KPMG, משרד ביקורת, מס וייעוץ, רואי החשבון מחפשים פערים כגון שעות נוספות משמעותיות, סיווג מחדש של עלויות, צבירת עלויות, תיאורי עלויות חריגים או חסרים, סכומי דולרים גדולים או חריגים, עלויות שהצטברו לפני תחילת החוזה ותקורה של משרד ראשי עלויות.
צור דוח מעקב
לאחר הביקורת, הצוות מכין ומגיש דוח סופי לבעל העסק ולקבלן, בדרך כלל בפגישה פנים אל פנים. למרות הממצאים לקבוע כמה מידע הדו"ח מכיל, הדגש הוא על זיהוי, הסבר ומספקת המלצות לתיקון פערים או הליכים לא יעיל. רואי החשבון גם לקבוע את היעדים, כמו גם להסביר את החוזה ביקורת נהלי הבדיקה הביקורת.
