כל עסק שמוכר מוצר יש מלאי. המוצרים חייבים להיות במחירים מדויקים כדי למקסם את הרווחים להיות תחרותי מול יריביו בשוק. לשם כך, הערך של המוצרים ואת העלות לייצר אותם חייב להיות ידוע. הנה מבט על שתי שיטות הקלטה ומעקב מידע חיוני זה - מערכות מלאי תמידי תקופתי.
מלאי מוגדר
רוב חושבים על מלאי כמו אספקת פריטים על היד המוצעים למכירה. אמנם זה נכון, המלאי הוא גם שם עבור חשבונות שונים שבהם רואה החשבון או מנהל החשבונות רשומות מידע זה. קמעונאי שקונה מוצרים מוגמרים ומפיץ אותם עשוי להיות בעל מערכת מלאי פשוטה יחסית; היצרנים יהיו הרבה יותר חשבונות כדי לעקוב אחר הערך של עבודה בתהליך ואת הערך של חומרי גלם המשמשים בתהליך הייצור.
מערכת מלאי תמידי
עם מערכת מלאי תמידי, כל העסקאות נרשמות בחשבון המלאי כפי שהן מתרחשות. יתרת החשבון משקפת בכל עת את המלאי שביד. העיכוב הפיזי ברישום העסקאות הוא כל המפריד בין היתרה בחשבון מהזמן האמיתי. עם פתרונות טכנולוגיים כגון נקודת המכירה של סורקים, עיכוב זה יכול להיות קטן מאוד. בגלל ספירות מלאי וערכים נשמרים כל הזמן, אין ספירה פיזית של המלאי נדרש עם מערכת תמידי.
מערכת מלאי תקופתית
המערכת התקופתית משתמשת במספר חשבונות כדי לרשום מכירות, רכישות של מוצרים חדשים וחזרות של לקוחות, בין היתר. חשבונות אלה נשמרים עד תום תקופת המלאי - שיכולה להיות חודשית, רבעונית או כל מסגרת זמן אחרת שתיקבע על ידי החברה - לאחר מכן תבוצע התאמה עם חשבון המלאי. באותו זמן, חשבונות העסקה הם אפס החוצה לקראת תקופת המלאי הבאה. מערכת מלאי תקופתית דורשת גם ספירה פיזית של מלאי בסוף התקופה. כל ההתאמות הנדרשות בחשבון המלאי מבוצעות, והתקופה הושלמה.
פיקוח תקינה
מלאי הוא נכס, בדיוק כמו במזומן ונדל"ן. כמו נכסים אחרים, מלאי יכול להיות מניפולציה על ידי מנהלים חסרי מצפון. חוק Sarbanes-Oxley משנת 2002, שנחקק כתגובה לשערוריות החשבונאות הציבוריות של אותה תקופה, תיעד את הדרישה שהמידע שפורסם על ידי חברה יהיה מדויק מכל הבחינות המהותיות. על החברות לוודא כי הבקרות הפנימיות במקום נאותות ועובדות וכי כל הדוחות הכספיים מדויקים. עונשים מסופקים על אי עמידה. המעשה החזירו במידה רבה את האמון בדיוק המידע הזמין למשקיעים פוטנציאליים.
איך לבחור
הגורם העיקרי להחליט אם להשתמש במערכת תקופתית או מתמדת היא היכולת של החברה לרשום נתוני המכירות כפי שזה קורה. הטכנולוגיה עושה את זה סביר יותר מאשר אי פעם בעבר, כך חברות רבות יבחר עבור מערכת תמידי. חברה, מכל סיבה שהיא, אינה מצוידת לעשות זאת עשויה לבחור את המערכת התקופתית. בכל מקרה, הכללים המסדירים חשבונאות מלאי כפופים החוקים השוררים תקני התעשייה החשבונאית, הידוע בארצות הברית כמו עקרונות חשבונאות מקובלים (GAAP).
