כיצד לכתוב חשבונאות

במונחים חשבונאיים המילה "הודעה" פירושה רישום עסקה או התאמה בחשבונות הנכונים, הקצאת חיוב לחשבון אחד ואשראי מקזז לחשבון אחר. פרסום יכול להיות משימה ידנית, נעשה רק על הנייר. עם זאת, בעולם העסקים של היום רוב החשבונאות נעשית על מחשבים. במקרה זה "רישום" פירושו כניסה לעסקה לתוכנה ולאחר מכן שמירת העסקה כך שחשבונות מתאימים יעודכנו.

פריטים שתצטרך

• הבנה בסיסית של עקרונות חשבונאות כפולים

• ידע מקצועי של תוכנת הנהלת חשבונות

פרסום בסיסי בחשבונאות

להרכיב את כל המסמכים הנוגעים העסקאות שיש לפרסם. בדרך כלל אלה הן חשבוניות מהספקים שלך, אשר יפורסמו בחשבונות Payable, החשבוניות שלך ללקוחות שלך אשר יפורסמו בחשבונות חייבים, או לפעמים התאמות של ספר חשבונות ראשי.

קבע את החשבונות שיחויבו ויזוכו כאשר תפרסם. לדוגמה, לפרעון חוב שטרם נפרע לצד אחר, כמו חשבונית מהספק שלך, חשבון חשבון או חשבון נכס יחויבו ויתרת חשבון ההתחייבות. דוגמה: רישום חשבונית שאתה חייב לחברת Acme עבור $ 10.00 יביא לעסקה הבאה: הוצאות שירות (חשבון חשבון) 10.00 ודמי חשבון זכאים (חשבון התחייבות) 10.00 אשראי

אם אתה שולח את העסקה באופן ידני, תהליך הרישום פשוט כרוך בכתיבת המספרים בדפי החשבון ועדכון יתרות החשבון. הקפד לעדכן את כל החשבונות המשויכים.

עבור רישום ממוחשב, היכנס לתוכנה והזן את המודול המתאים. לדוגמה, המודול יקרא כנראה חשבונות זכאים. בהתאם להנחיות התוכנה, הזן את מספר החשבון או את השם עבור חשבון ההוצאות (Utilities Expense, עבור הדוגמה שלנו) ואת הסכום שישולם בשדות המתאימים.התוכנה שלך גם תבקש ממך תאריך תשלום לתשלום. ייתכן שיהיה עליך גם להזין תנאי הנחה, אם יש. אלה יפורטו בחשבונית, אם רלוונטי.

לפני הפרסום, שמור את הנתונים שלך והדפס דוח ראשוני. השווה את הנתונים שהזנת לנתונים שבחשבונית ובדוק אם יש שגיאות. בצע תיקונים לנתונים שהוזנו במידת הצורך.

לאחר שתוודא שכל הנתונים שלך מוזנים כהלכה, בחר באפשרות בתוכנית החשבונאית שלך כדי לפרסם את הנתונים בחשבונות. הקפד להדפיס דוחות מלאים של הנתונים שפרסמת עבור הרשומות שלך. הצג את נתוני החשבון שלך כדי לוודא שהנתונים שלך פורסמו כהלכה.

עסקאות לחשבונות חייבים נרשמות באופן דומה. החשבונות המושפעים הם בדרך כלל חשבון הכנסות (הכנסה) וחשבון נכס (או חשבונות חייבים או מזומנים). דוגמה: החשבונית שלך עבור $ 200.00 עבור שירותי אינסטלציה המסופקים ללקוח שלך יפורסם כדלקמן: חשבונות חייבים (חשבון הנכס) $ 200.00 חיוב והכנסה משירותי אינסטלציה הניתנים (חשבון הכנסות) $ 200.00 אשראי

טיפים

• בעת הקלטת עסקאות מרובות, כמו ערימה של חשבוניות למשל, להפעיל קלטת מכונת הוספת רשימה של סכום של כל חשבונית עם סך הכל בסוף. זה יעזור לך לבדוק את הנתונים שלך עבור שגיאות לפני פרסום.

אזהרה

עסקאות המתפרסמות ישירות דרך 'ספר החשבונות הראשי' שלך (הנקראות גם 'יומן כללי') אינן שונות בהרבה מ'חשבונות זכאים 'או' חשבונות חייבים '. בעת התאמת חשבונות ישירות, להיות זהיר במיוחד של חיוב זיכוי בכיוון הנכון. שגיאה נפוצה מחייבת חשבון שאליו אתה מתכוון לזכות, ובצדק מזכה את החשבון שאתה מתכוון לחייב. זה סוג של פרסום שגיאה לא קשה לתקן, אבל מתסכל גם כך.