בשנות ה -80 וה -90, רק חברות בינוניות וגדולות יכלו להרשות לעצמן מערכות מידע יקרות של משאבי אנוש (HRIS). תוכניות אלה דרשו מחשבי מיינפריים גדולים ומתכנתים מיומנים מאוד לתפעול ולתחזוקה. כיום, כמעט כל חברה לא יכול להרשות לעצמו רק, אבל הצרכים, משאבי אנוש מערכת מידע. גם חברה עם פחות מ -10 עובדים יכולים לרכוש תוכנית HRIS בסיסית שניתן להתקין במחשב שולחני כדי להפוך תהליכים בסיסיים של משאבי אנוש.
מה זה HRIS?
בעיקרון, HRIS הוא מסד נתונים או שילוב של מסדי נתונים אשר חולקים מידע. לדוגמה, מסד נתוני ההעסקה של העובד לוכד את כל המידע הקשור ליישומי עבודה. כאשר עסק שכיר עובד חדש, המידע הדמוגרפי הבסיסי של האדם משותף עם מודולים אחרים של HRIS, כך שחברי צוות משאבי אנוש לא יצטרכו להזין מחדש את הנתונים.
אוטומציה ותהליכי התייעלות
ל- HRIS יש שלושה מרכיבים בסיסיים - מידע על עובדים, שכר והטבות. אלה מייצגים את הפונקציות העסקיות הליבה של מחלקת משאבי אנוש בארגון. ה- HRIS מסייע לאוטומטיזציה ולייעול של תהליכים אלה, אשר משחררת את צוות משאבי אנוש לביצוע עבודות בפרויקט ובעיות כתובת. לדוגמה, עובדים משתמשים במספר זיהוי או "מחליקים" כרטיס זיהוי עובד כדי לבדוק בכל בוקר בשעון זמן אלקטרוני שמעביר באופן אוטומטי נתונים ל- HRIS. זה מבטל את הצורך צוות שכר כדי להזין באופן ידני את שעות העבודה של העובד מכרטיסי זמן נייר למערכת השכר.
תהליך הגשת העבודה הוא דוגמה טובה נוספת כיצד HRIS יכול להפחית עלויות. בחברות רבות מועמדים פונים למשרות באמצעות האינטרנט. זה אומר צוות HR כבר לא צריך להתמודד פיזית, למיין ולהעביר יישומים למחלקות המתאימות.
דיווח ותמיכה החלטה
מכיוון שתהליכי HR בסיסיים הם אוטומטיים וכל המידע הדרוש מאוחסן במסדי נתונים מקושרים, HRIS מפשט את פעילויות הדיווח והניהול של החלטות וניהול. רוב המערכות כוללות מגוון של דוחות HR סטנדרטיים שניתן להשתמש בהם כדי לנהל את העסק ולתכנן את העתיד, כגון, פיצוי לפי תקופת תשלום ו עד כה, הטבות ההרשמה, ואת הזמן העובד ונוכחות. מערכות רבות של משאבי אנוש יאפשרו למשתמשים לפתח דוחות אד-הוק כדי לנתח נושאים ספציפיים או לזהות מגמות שיעזרו להנהלה בתכנון אסטרטגי.
תמיכה בתמיכה משפטית
מערכות אלה מייצרות דוחות ותיעוד הנדרשים על ידי המדינה וסוכנויות פדרליות, כגון W-2 שכר ו מס הצהרת, שוויון הזדמנויות עבודה ועדת EEO-1 המעסיק פירוט דוח סיכום, ואת מחלקת העבודה של מחלה ודוח פגיעה (OSHA 301 להגיש תלונה).
HRIS יכול לסייע לעסקים עם הסכמי עבודה במשא ומתן על ידי שילוב דרישות ההסכם לפעולות יומיומיות, כגון מעקב אחר ותק לצורך קידום, פיטורים ועליית שכר. טכנולוגיית המידע מסייעת גם למחלקת משאבי אנוש לפקח על בעיות תלונות ועובדי ביצועים.
קישורים HRIS
בהתאם לתחכום של המערכת, תוכנית HRIS תאפשר שיתוף נתונים ואינטגרציה עם מערכות עסקיות חיוניות אחרות, כגון ניהול כספים וניהול שרשרת אספקה. בנוסף, חלק מהמערכות יכולות לספק קישורים לרשת לספקי ביטוח הבריאות שלהם ומנהלי קרנות הפנסיה. זה מאפשר המעסיק ומוביל הביטוח או מנהלי הקרן לשתף מידע העובד במהירות ובקלות.
HRIS גם מקשרת בין מחלקת משאבי אנוש של החברה לבין המנהלים והעובדים שלה. שימוש ברשת אינטראנט - רשת מחשבים פרטית מאובטחת בבעלות ותפעול של חברה - עובדים יכולים להיכנס לשעות העבודה שלהם, להירשם לתוכניות הטבות או לקורסים להשכלה גבוהה ולקבל תקשורת ממחלקת משאבי אנוש.
