מערכת ניהול משאבי אנוש עשויה ללבוש צורה של מערכת ניהול מידע. ארגון משתמש ב- HRMS לניהול מידע על כוח העבודה שלו. מידע זה מסייע למנהלים ולאנשי משאבי אנוש לקבל החלטות לגבי העובדים. ללא המידע הנכון לרשות מקבלי ההחלטות, ל- HRMS יש מספר מועט של יישומים מעבר לרשומות ולדיווח.
גישה לא מורשית
כאשר ארגון אוספת נתונים אישיים על עובדיו במערכת ניהול משאבי אנוש, עלולים להתרחש סיכונים ביטחוניים מסוימים. ארגון מוציא כספים כדי לשמור על המידע האישי של העובד מפני איומים פנימיים וחיצוניים. חסרון אחד של HRMS אלקטרוני הוא שארגון חייב לאסוף מידע על מי ניגש למידע אישי של העובד. נתונים אלה דורשים מעקב אחר תהליך הביקורת, אשר עלול לגרום למשמעת או להעמדה לדין של עובד אשר ניגש לנתוני העובד ללא אישור או ללא מטרה רשמית.
ידע מיוחד
הצורך בשליטה על נתונים הוא עוד חסרון פוטנציאלי של HRMS. בקרת נתונים זו חורגת מעבר לגישה לא מורשית של מידע פרטי של העובד. ארגון המשתמש ב- HRMS כגון PeopleSoft חייב להעסיק קבוצה משלו של צוות טכני לתכנות, פתרון בעיות, עדכון ותמיכה במערכת. בעוד HRMS עשוי לסייע לארגון להפחית את העלות של אנשי משאבי אנוש, זה יכול להגדיל את הדרישות של הצוות הטכני עם ידע ספציפי לפתרון HRMS.
שגיאות בהזנת נתונים
HRMS הוא גם רק טוב כמו מתכנתים האנושיים שלה משתמשי הקצה. אנשים עם גישה ברמה גבוהה, כגון אנשים המעדכנים קובץ ראשי של HR, עשויים להזין את המידע הלא נכון בכוונה או בטעות. אם הנתונים מעודכנים, משתנים או אבודים, הארגון יכול לעמוד בפני קנסות ממשלתיים ועלויות אחרות הקשורות לנזק לקובץ האב של משאבי אנוש. בחר מערכת עם הרבה פקדים פנימיים, כך שעובד אחד לא יוכל לבצע שינויים בקובץ האב של החברה שלך.
