מערכת משאבי אנוש (HRS) היא מערכת טכנולוגית מידע אשר לוכדת, מאחסנת ומשתפת מידע הקשור לפרקטיקות, למדיניות ולניהול משאבי אנוש בארגון. היא ידועה גם כמערכת לניהול משאבי אנוש (HRMS), מערכת משאבי אנוש (HRIS), מערכת ניהול הון אנושי (HCMS) וטכנולוגיית משאבי אנוש (HRIT). ארגון HRS מסייע לארגון לנהל את כל ההיבטים המורכבים והמשולבים של משאבי אנוש, כולל עמידה בחוקי התעסוקה הפדרליים והמדינתיים.
מבנה HMS
HRS ממכן תפקידים קריטיים לניהול משאבי אנוש, כגון ניהול עובדים, פיצויים והטבות ותמיכה בהחלטות. הוא מורכב ממערכת של מסדי נתונים משולבים המקושרים ליחידות עיבוד פונקציונליות, כגון גיוס, זמן ונוכחות, שכר, הטבות ופנסיה, מיומנויות עובדים והדרכה. מכיוון שמאגרי הנתונים משולבים, יש להזין מידע בסיסי, כגון שם העובד, כתובת ומספר הביטוח הלאומי, לאחר מכן כל יחידות העיבוד הפונקציונליות יכולות לאחזר ולהשתמש במידע.
ניהול עובדים
HRS לוכדת את כל המידע על העובדים מן היישום הראשוני שלהם לעבודה על המשכורת הסופית שלהם. הוא לוכד מידע מזהים בסיסיים, משימות עבודה, מידע על ביצועים, שיעור תשלום, מלאי מיומנויות עובדים והיסטוריה של הכשרה. מידע שנתפס במסד הנתונים לניהול עובדים משמש גם לדיווח ציות נדרש עבור ועדת שוויון הזדמנויות בעבודה (EEOC), כגון גיל, מין, מוצא לאומי, גזע ומוגבלות.
פיצויים והטבות
הפיצויים HRS והטבות פונקציות לאסוף מידע על שעות העבודה ולהשתמש בו כדי לחשב את השכר, כמות של מסים פדרליים ומדינתיים וניכויים אחרים, כגון ביטוח בריאות ותרומות פרישה. המערכת יוצרת משכורות או פיקדונות לשלם ישירות לתוך חשבונות הבנק עובד. זה גם מחשב לחופשה הרוויח וחופשת מחלה עם תקופת תשלום וסיכומי שנה עד כה.
תמיכה בתמיכה
מערכת HRS מפשטת את פעילויות הדיווח ותוכנית ההחלטות על ידי יצירת דוחות משאבי אנוש סטנדרטיים, כגון שכר, שכר חדש והעברות עובדים. מידע זה משמש לניהול העסק, למדוד ביצועים ארגוניים ולתכנן את העתיד. HRS גם מאפשר למשתמשים להפיק דוחות מיוחדים כדי לנתח מצבים מסוימים ולזהות מגמות, כגון הגדלת מחזור העובדים באזור אחד של הארגון.
שיתוף מידע
מערכות משאבי אנוש מאפשרות שיתוף מידע ואינטגרציה עם מערכות עסקיות חיוניות אחרות של הארגון, כולל כספים, חשבונאות ורשת אספקה. הם גם מאפשרים שיתוף נתונים עם צדדים שלישיים, כגון דיווחים עבור סוכנויות רגולטוריות העברות נתונים אל וממנה ביטוח בריאות ומנהלי תוכנית פרישה.
עובד בשירות עצמי
מערכות רבות של משאבי אנוש כוללות פונקציית שירות עצמי של עובד הפועל באמצעות קישור אינטראנט - אתר אינטרנט מאובטח ופרטי בבעלות החברה. באמצעות אתר זה, העובדים יכולים לעדכן את הפרטים האישיים שלהם, להזין את שעות העבודה שלהם, להירשם לאימונים ולחפש את החופשה המצטברת שלהם ואת חופשת מחלה מבלי ליצור קשר עם נציג משאבי אנוש. העובדים יכולים לחפש את המידע שלהם מהמחשב על השולחנות שלהם, מחשב נייד או קיוסק המחשב הממוקם על רצפת המפעל או במחסן.
