תקשורת חיצונית היא כיצד עסק או ארגון מתקשרים עם אלה שמחוץ למבנה הארגוני. זה נע בין לקוחות ולקוחות, ספקי השירות ושותפים עסקיים, לגייס תרומות ובעצם כל מי שאינו על שכר החברה. תקשורת חיצונית טובה היא חשובה באותה מידה כמו תקשורת פנימית טובה, ולכן צריך להיות טיפול מיוחד להציב על מנת לוודא כי אלה מחוץ לחברה לקבל את אותו טיפול וכבוד כמו אלה בתוך החברה.
איסוף משוב חיצוני. המשוב מתייחס לדו"חות שנעשו לחברה על-ידי כל המקורות החיצוניים, המפיקים נקודות חוזק וחולשות ביכולתך לספק שירותים ומוצרים. בין אם לקוחות מתקשרים להתלונן, או שאתה מציע סקרים ללקוחות המדרגים את הביצועים שלך או משתמשים בשיטה אחרת, המשוב יציין פערים ביכולת התקשורת שלך.
התייחס לבעיות התקשורת החיצוניות שאתה מוצא. אתה עלול למצוא כי הלקוחות מרגישים שהם לא מטופלים בכבוד, או שהם מקבלים את הריצה על ידי נציגי החברה. ייתכן שתגלה ששירות האימייל שלך מטעה הודעות דוא"ל מלקוחות כדואר זבל, כך שבקשות ושאלות לא יתקבלו. יש מאות בעיות תקשורת חיצוניות פוטנציאליות. ברגע שאתה לגלות בדיוק מה שגורם miscommunication, אתה יכול להמשיך.
צור פתרון לבעיות התקשורת החיצוניות. לדוגמה, אם הלקוחות מדווחים כי נציגים משתמשים בז'רגון טכני רב מדי, ולאחר מכן הרכבת את הנציגים לשבור את הדברים בדיוק כפי שנדרש. אם הלקוחות שלך מדווחים כי שירות הטלפון שלך לא עובד, ואז לקבל את זה לתקן ולהגדיר את זה כדי להיות קל לניווט ככל האפשר. אם לקוחות מקוונים רוצים מידע נוסף, לעדכן את האתר שלך ואולי להציע להם דרך לעקוב אחר הזמנות או לקבל עזרה בהודעות מיידיות מנציג. לא משנה מה הפתרון, זה צריך להתייחס לדאגה ולהציג תיקון מעשי.
אסוף משוב על הפתרון לבעיה בתקשורת החיצונית שלך. אתה צריך לקבל את הרגשות של אלה מושפעים על ידי פתרון כדי לראות אם זה לא פתר את הבעיה, הן עבור עובדי החברה שלך עבור הנציגים החיצוניים המשתתפים בתהליך התקשורת החיצונית.
