להיות עם הידיים על העסק שלך הוא דבר טוב, אבל זה לא תמיד חל על כל שלב של פעולות. הזנת נתונים היא היבט אחד המפתח של העסק שבו המעבר תהליכים אוטומטיים הוא כמעט תמיד טוב יותר. בעסקים קטנים מאוד שבהם הבעלים הוא המפעיל הראשי, זה עדיין יכול להיות הגיוני לעשות את כל הזנת נתונים באופן ידני, אם כי שדרוג למערכת אוטומטית יכול לעשות עבור פעולות חלקות. עבור חברות עם יותר מעובד אחד או שניים, זה יכול גם הגיוני מבחינה כלכלית להתרחק הזנת נתונים ידנית בהקדם האפשרי.
חסרון: שגיאה אנושית
נסה ככל שנוכל, בני אדם נוטים יותר לטעות מאשר מחשבים. בעוד מערכת מחשב יש תקלה מדי פעם, זה בדרך כלל רשומות נתונים מארגנת אותו בצורה מדויקת יותר מאשר בני אדם, עם פחות צורך בדיקת השגיאה. עיבוד נתונים ידני דורש הרבה יותר עיניים לבדוק ולבדוק נתונים בדוק עבור דיוק.
חסרון: מהירות
זה לוקח הרבה זמן להזין נתונים באופן ידני. מכונות ומחשבים הם בדרך כלל מהר יותר מאשר בני אדם, אשר משחררת זמן לעובדים להתמקד בדברים אחרים. במקום להקליד מספרים לאורך כל היום, העובדים שלך יכולים לבלות יותר זמן בבדיקת המלאי, יצירת תרשימים או ציור תחזיות לצמיחה עתידית.
חסרון: עלויות עבודה
זה עולה הרבה כסף כדי לשלם לאנשים כדי להזין באופן ידני נתונים, והיא שומרת על יזמים ועובדים אחרים להשקיע יותר זמן על נקודת התרומה הגדולה ביותר שלהם לחזון ומשימה של החברה. תפקידם של רבים יכול עכשיו להיות הושלם על ידי אדם אחד, כלומר אתה צריך פחות עובדים הזנת נתונים, או שאתה יכול להשתמש בעובדים שלך בתחומים טובים יותר לעסוק המתנות שלהם כדי להאיץ את הצמיחה בחברה.
יתרון: עלויות מערכת
הזנת נתונים ידנית אינה דורשת מערכות יקרות, מכונות ותוכניות. בעלי עסקים קטנים לא תמיד יש גדול סטארט אפ הקרן כאשר מקבל פעולות פועל מחוץ לקרקע. מערכת עיבוד ידני מאפשר לעסק להיכנס למשחק מבלי להשקיע הרבה הון יקר למחשבים, מכונות ושיטות עיבוד מחשב.
יתרון: קלות סטארט-אפים קטנים
כמה יזמים יש תחושה טובה איך לעקוב אחר נתונים על נייר באמצעות גיליונות ספר החשבונות, אבל הם לא נוח כמו עם מערכות מחשב. במהלך תקופה שבה אתה לומד הרבה דברים בבת אחת על מנת לקבל את העסק שלך הולך, זה יכול להיות עדיף לדחות זמנית ללמוד מערכת הזנת נתונים. כל עוד אתה שומר רשומות מדויקות באופן ידני, אתה יכול לחכות כדי לחקור את האפשרות עד שאר הפעילות היומיומית שלך הם יותר שגרתית.
יתרון: פיקוח מוגבר
כאשר אתה שומר רשומות ביד, יש לך שליטה על אילו קטגוריות כל מספר אישי ממוקם. אם העסק שלך יש צרכים ייחודיים שהופכים מכירות או מגמות קשה לעקוב באופן אוטומטי, ייתכן שיהיה עליך לעקוב אחר מספרים אלה ביד.לדוגמה, סוכנויות שירות סוציאלי המתעד שינויים בדינמיקה המשפחתית או הקלה במצוקה רגשית עשויים למצוא שיטות עיבוד נתונים ידניות להיות מדויקות יותר משיטות אוטומטיות.
מעבר מ ידני ל הזנת נתונים מודרנית
בעוד הזנת נתונים ידנית היא לפעמים הקלה ביותר עם עסק קטן מאוד ומאפשר עלויות קטנות יותר מקבל את הכדור מתגלגל, כמו העסק גדל, כך גם השיטות שלה. כאשר אתה מוכן המעבר מ הזנת נתונים ידנית למשהו קצת יותר מתוחכם, אתה יכול להסתכל לתוך תוכניות כמו Quicken, QuickBooks, או את התוכנית בחינם, ZipBooks. כל תוכנית גיליון אלקטרוני יכול לעזור לך לסווג אמצעים אחרים, כגון שיעורי הצלחה התוכנית, מגמות העובד, או שינויים דינמיקה תחזיות קל להבין דרכים. זה חכם להיכנס לתוך כמה חודשים או שנים של נתונים בעבר, כך שתוכל לראות מגמות במספרים החדשים כמו שאתה מזין אותם פנימה אם יש ספק, להתייעץ עם רואה חשבון או מומחה הזנת נתונים לעזרה חד פעמית או כרגיל תמיכה בשמירה על רשומות נתונים מדויקות עבור העסק שלך.
