תרשים זרימת עבודה מייצג באופן ויזואלי את התנועה והעברת המשאבים, המסמכים, הנתונים והמשימות באמצעות תהליך העבודה כולו עבור מוצר או שירות נתון. תרשים זרימה שנבנה בהצלחה ייצג את זרימת העבודה הנכונה במהירות ובבהירות.
שיפור היעילות הימנעות צווארי בקבוק
תהליכי עבודה רבים יכולים להיות מסובכים ומורכבים, ולכן חשוב לייצג חזותית כיצד המשימות הושלמו כדי לשפר את הבנת העובד ויעילותו. דיאגרמות זרימת עבודה מציינות בבירור מי אחראי לכל שלב, מה המסמכים והמשאבים הדרושים להם, ואת כמות הזמן הדרוש בכל שלב. לדעת תפקידים של עובדים ודרישות משאבים לייצור מאפשרת ניהול בקלות להגדיר חולשות ולהקל על צווארי בקבוק. Bottlenecks הם כל ההיבטים של זרימת העבודה, כי להפריע להאט את מחזור המחזור הכולל של התהליך.
הגברת אחריות ותקשורת
ויזואלי המייצג את תהליך העבודה כולו מאפשר לעובדים להבין טוב יותר לא רק את תפקידם, אלא גם תפקידים אחרים של העובדים, אשר מגדילה את האחריות. יצירת דיאגרמת עבודה מוצלחת ומדויקת מגדילה את הידע במקום העבודה בגלל המחקר והמידע הנדרש. התקשורת גם משפר כאשר העובדים יש הבנה טובה יותר של תהליך העבודה.
שימוש בצורות כדי להציג פעילות
דיאגרמות זרימת עבודה משתמשות בצורות ספציפיות המתאימות לסוגים שונים של פעילויות. מראה סגלגל שבו זרימת העבודה מתחילה ומסתיימת. מלבנים מייצגים פעילות תהליך, משימה או ניתוח. יהלומים מסמלים תהליך קבלת החלטות, בדרך כלל וכתוצאה מכך שני כיוונים זרימת עבודה אפשריים. אם התשובה להחלטה היא כן, זרימת העבודה ממשיכה במסלול המיועד, אך אם התשובה היא לא, ייתכן שתהליך העבודה יידרש בדרך אחרת כדי לפתור את הבעיה. תרשים עם הרבה צורות יהלום עשוי להיות קשה יותר לעקוב חזותית. מעגלים מייצגים מחברים מפעילות אחת לאחרת.
יישום דיאגרמות זרימת עבודה
למרות עיצוב דיאגרמת זרימת עבודה יכול להיות תהליך רב זמן רב, היישום שלה עשוי להיות קשה יותר. מנהלים לא יכולים פשוט לפרסם דיאגרמה במקום העבודה ולצפות עובדים כדי לספק את זה ללא כל הדרכה. דיאגרמות רוב צריך להיות יחד עם תורת שיפור זרימת עבודה כגון ייצור רזה, Six Sigma או ניהול איכות כוללת. (ראה סימוכין 1)
חלופות לדיאגרמות זרימת עבודה
עסקים מסוימים משתמשים חלופות דיאגרמות זרימת עבודה כגון תהליך, תכנון עסקי בקרת זרימה. תהליך, או תהליך המפה, הוא מושג דומה מאוד זרימת עבודה ודיאגרמות זרימת עבודה. תהליך העבודה הוא ספציפי יותר מאשר זרימת עבודה, תוך התמקדות יותר על תשומות ותפוקות מאשר העברת נתונים, מסמכים ואחריות המשימות. תכנון עסקי מתמקד יותר במטרות לטווח ארוך ולא בשיפור זרימת העבודה הנוכחית. מנהלים המעוניינים בקרת זרימה במיוחד מחפשים לשפר את בקרת המלאי.
