רוב הפונקציות העסקיות לא מכוונות על ידי מדיניות ונהלים הופכים כאוטי ו disorganized. שימור רשומות הוא לא אחד ההיבטים המרגשים ביותר של העסק, אבל זה אחד החיוניים ביותר. מערכת מאורגנת לאחסון מסמכים מבטלת רשומות חסרות תועלת ומגינה על העסק במקרה של ביקורת. לדעת מתי לשמור את זה ומתי לזרוק זה צעד מכריע בפיתוח עסק מצליח.
לוח שימור אוניברסלי
כל החברות צריכות לפתח מערכת לשימור רשומות שהן אוניברסליות לכל המחלקות. זה מקבל את כולם על אותו דף כשמדובר לאחסון רשומות. חקור את החוקים ואת החוקים עבור העסק שלך והמגזר המבצע. לדוגמה, משרד עורכי דין עשויים להיות דרישות שונות מאשר חנות מכולת קטנה. במידת הצורך, התייעץ עם עורך דין כדי ליצור מערכת זו. מדד התוכנית מבוססת על פונקציה מחלקת. להמציא לוח זמנים ולהקצות קודי סיווג.
מלאי מלאי
מלאי הרישומים הוא צעד מכריע בניהול שימור. זהו רשימה מדויקת של כל הרשומות, אלקטרוניים ונייר, בתוך הארגון שלך. הרישום צריך לפרט כותרת עבור כל רשומה, כגון "General Ledger" ומיקום המסמך. בנוסף, כולל סיווג עבור רשומות. זה יהיה אמת המידה של שימור מבוסס על לוח הזמנים של החברה שלך. לדוגמה, חבר גיליון אלקטרוני; העמודה הראשונה תהיה כותרת, "חשבונות הזיהוי של חשבונות זכאים." כותרת העמודה השנייה תהיה סיווג, "חשבונות זכאים." הטור השלישי עשוי להיות מחלקה, "חשבונאות". יתר הגיליון יכול לכלול את המיקום, "חדר האחסון המזרחי, הקבינט הרביעי", וקוד השמירה, "לוח א '".
הערכת מסמכים
תהליך ההערכה כרוך ניתוח של החברה בכל רחבי הרשומות באתר כדי לחסל מסמכים אשר יעלה על תקופת החזקה. זה סוג של ניקוי הבית מבטלת את הצטברות של רשומות עודף. ניצול הרישום רשומות רשומות, להרוס מסמכים פג. לאחר השלמת הבדיקה, בדוק את כל האחסון ועדכן את רשימת המלאי. במהלך תקופה זו, בדוק את החוקים כדי לזהות שינויים שבוצעו מאז הסקירה האחרונה. לוח זמנים ביקורות מדי שנה, רבעוני או חודשי.
