זה לא נדיר עבור בעלי עסקים וספקי שירות כדי undercharge לקוחות. לדוגמה, אם אתה מעצב אינטרנט והפרויקט שבו אתה עובד לוקח יותר זמן ומאמץ ממה שחשבת, ייתכן שתרצה לחייב יותר. במקרה זה, הגיוני להוציא תזכיר חיוב או שטר חיוב ללקוח שלך. מסמך זה נמצא בשימוש נרחב על פני כל תעשיות עבור חיוב מצטבר, עסקאות בנק ועוד.
טיפים
-
תזכיר חיוב, או תזכיר חיוב, הוא טופס המונפק על ידי המוכרים להודיע ללקוחות כי הם לא חויבו או טעונה מספיק. יש לו את התפקיד לנהל את היתרה בשל חשבונית מסוימת לתקן שגיאות החיוב.
מהו מזכר חיוב?
נניח שאתה הבעלים של סוכנות שיווק דיגיטלית, ואחד הלקוחות שלך מבקש שירותים נוספים לאחר ביצוע הזמנה.תוכל להנפיק תזכיר חיוב או חשבונית חדשה המכסה שירותים אלה. אם תבחר באפשרות הראשונה, יש צורך לרשום את תזכיר החיוב על החשבון החודשי של חשבונות חייבים שטרם נפרעו.
הבנקים הנושא תזכורות חיוב להודיע ללקוחות על חיובים עבור תשלומי ההלוואה, ריבית, הקפיצה דמי בדיקה, חיוב DDA ואת חיובי אשראי וכן הלאה. ניתן להשתמש במסמך זה גם לחיוב עמלה או לקיזוז יתרת זכות שנותרה בחשבון לקוח. חשבו על זה כעל חשבונית לא רשמית.
זיכיונות חיוב כנגד חיוב
כבעלים של עסק, חשוב שתבין את ההבדל בין תזכורות לבין זיכוי. זה האחרון משמש כדי להפחית את הסכום כי הקונה חייב את הספק. הקונים לרשום ירידה זו בחשבונות שלהם לתשלום יתרת, בעוד ספקים לרשום את זה בחשבונות שלהם חייבים לקבל.
ככלל, חברות מנפיקות הודעת זיכוי כאשר העמלות הנגבות ללקוח גבוהות מדי. לדוגמה, מפעל עשוי להנפיק חשבונית בסך $ 2,000 עבור 200 יחידות של סחורות, כאשר כל יחידה עולה $ 10. הקונה מיידע את המפעל כי חמש יחידות פגומות. במקרה זה, המפעל רשאי להנפיק זיכוי של $ 50 ולהקליט את העסקה בחשבונות שלה חייבים.
הסכום שמופיע במזכר האשראי ניתן להחזר לקונה או להחיל על רכישה. בדיוק כמו תזכיר חיוב, מסמך זה הוא בדרך כלל חשבונית קודמת. שני המסמכים יש תפקיד לתקן שגיאות החיוב שגיאות חשבונית.
יצירת תזכורת חיוב
תזכיר חיוב הוא פשוט יחסית ליצור. ראשית, לקבוע כמה כסף הלקוח שלך חייב. לאחר מכן, בחר פורמט, כגון תלוש תשלום או מכתב כתוב. כלול את הפרטים הבאים בהערת החיוב:
- שם הלקוח ומידע עסקי
- שם העסק שלך ופרטים ליצירת קשר
- מספר ההרשמה של החברה שלך
- מספר אסמכתת לקוח (אופציונלי)
- מספר חשבונית ותאריך
- תיאור קצר של הטובין או השירותים שנרכשו
- הסכום החייב על ידי הקונה
- תנאי תשלום, כולל דמי איחור שחלים
ציין את הסיבה שאתה שולח תזכיר חיוב. תאר מה מחויב ומדוע. השתמש בטון מקצועי. אם הודעת החיוב קשורה לחשבונית קודמת, כלול את מספר ההערה בהערה. בהתאם להעדפותיך, תוכל להשתמש בתוכנית גיליון אלקטרוני, מעבד תמלילים, תוכנת חיוב או תבניות חיוב. אתרי אינטרנט רבים, כגון Smartsheet, Template.net ו Biztree, לספק תבניות חינם שניתן להתאים אישית על פי הצרכים שלך. כל שעליך לעשות הוא למלא, להוריד ולהדפיס את הטופס.
כשתסיים, שלח את תזכיר החיוב ללקוחות שלך. אם הם לא משלמים במועד, צור ושלח שטר חיוב נוסף. שקול להשתמש בתוכנה כמו QuickBooks כדי לשמור רשומות מדויקות של החיוב שלך תזכורות אשראי, חשבוניות ומסמכים פיננסיים אחרים.
