ראשי תיבות

מכתבים עסקיים רשמיים דורשים פרוטוקול ספציפי לא משנה מה הכוונה של מכתב. ברוב המקרים, מכתב העסק צריך להיות תמציתי קצר, בדרך כלל מתאים על דף אחד. בעוד שאתה צריך להשתמש ברור, סגנון כתיבה רשמית, ישנם מספר מקרים בהם שימוש קיצורים הוא מתאים כדי לחסוך גם מקום וזמן.

קידומות וכבוד

קידומות וכבודים כאחד צפויים להיות מקוצרים בהמלצה ובמקומות אחרים במכתב. לדוגמה, מכתב עסקים היה מתחיל עם "מר ג 'ונס היקר," לא "מר ג' ונס היקר." הריבוי של כל הקידומות והכבודים מקוצר גם, כגון "מסרים" עבור מספר רב של מקבלי זכר ו "Mses" עבור מספר נמענים הנקבות.

שמות החברה

הן מכתבי המכתבים והן "הכתובת הפנימית" יכללו שמות של חברות - שמות השולח והשני של הנמען. אין זה ראוי לקצר כל חלק של שם החברה, אלא אם שם החברה רשום בקיצור. לדוגמה, אם החברה רשומה כ- "Motts, Inc.", תוכל להשתמש ב- "Inc" בכתובת הפנימית מבלי לכתוב את "Incorporated". כמו כן, אין להחליף "&" עבור "ו", אלא אם כן הוא חלק משם החברה.

כתובות

שלא כמו החלק הקדמי של המעטפה, המדינה צריכה להיות פירט כאשר הוא חלק מכתב המכתבים שלך, כותרת או כתובת בפנים. לדוגמה, אם החברה של הנמען נמצאת בסיאטל, הכתובת הפנימית תהיה "סיאטל, וושינגטון 98101".

קיצורים נפוצים

A Postscript, שהוא הצהרה נוספת בעקבות סגירת מכתב, תמיד באה לידי ביטוי עם קיצור "P.S." אם אתה כולל מסמכים נוספים יחד עם המכתב שלך, זה מקובל לציין אותם או על ידי כתיבת "Enclosures", ואחריו את מספר המסמכים, או על ידי מקצר "Enc." מתחת לחתימה שלך. RSVP הוא קיצור מקובל כאשר אתה מבקש מהנמען להגיב על המכתב שלך.

נושאים ו Typists

ניתן לציין את נושא מכתב העסק מתחת לתאריך עם קיצור "Re" עבור "לגבי", ולאחר מכן הצהרה קצרה של הנושא. אם נחתם מכתב בשם מישהו אחר, הקיצור "p.p." עשוי להיות בשימוש. לדוגמה, אם מזכירה כותבת מכתב מטעם המעסיק שלה, הקלדנית יכולה לחתום על המכתב וללוות את חתימתה עם "p.p." ולהוסיף את שם המעסיק שלה מתחת. "P.p." מייצג את הביטוי הלטיני "לכל procurationem." הקיצור "cc" מסמל באופן מסורתי "עותק פחמן", אך ייתכן גם "עותק מחווה". בכל מקרה, הוא מציין עותקים מרובים של מכתב נשלח החוצה שמות האנשים שאליהם עותקים אלה נשלחו.