כדי לטפח שקיפות רבה יותר הנהלת חשבונות החברה, מנהיגות העליון מאמצת מדיניות עם יכולות נרחבות כדי לזהות ולהגיב על עסקאות הונאה בנקודות בזמן הפרות פיננסיות. מנהלי החברה פועלים גם יחד עם ראשי מחלקות כדי להטמיע בצוות את הצורך לפקח על פריטים חד פעמיים, כגון הוצאות הסליקה ועונשים רגולטוריים.
הוצאות התשלומים
הוצאות הסליקה עשויות להיות קשורות לעסקת מקרקעין או לשעבוד שהעסק נוטל במסגרת הליך משפטי. עלויות הקשורות למשכנתא מתייחסות למזומן הלווה משלם עבור דברים כמו סקר קרקע, הערכת רכוש, עבודה משפטית וביטוח. הסדרי הסדר הנובעים מהסדר משפטי מכסים כספים לחברה, לרוטרי חשבון, לעורכי דין, ליועצים ולגורמים אחרים אשר השתתפו באופן פעיל בהסדר של חוזה או הזמנת רכש. עבור חברה, מעקב אחר הוצאות ההתיישבות עלול להוות אתגר תפעולי, מכיוון שההאשמות הללו לעיתים קרובות אינן ניתנות לחיזוי ומתייחסות לאירועים שההנהלה אינה יכולה לחזות מראש או שיש להם קו רוחב מוגבל להשתנות ברגע שהן יתפתחו.
עיתוי
על פי כללי החשבונאות, החברה רושמת הוצאות סליקה - וכל הוצאות התפעול, לצורך העניין - כאשר היא נוטלת אותם. במילים אחרות, זה רשומות רשומות חשבון כאשר ספקי שירות מילאו את חלקו של ההסכם החוזי. לדוגמה, אם עסק רוצה לקנות בניין מסחרי ועורכי דין סיימו להכין את כל המסמכים המשפטיים הנוגעים לעסקה, החברה תקבע את שכר הטרחה כאשר היא מקבלת חשבונות של עורכי דין - לא כאשר היא משלמת אותם. כדי להקליט עלות ההתנחלות, מנהל חשבונות של החברה מחייב את חשבון ההתיישבות המקביל ואת הזיכויים ספקים לשלם החשבון.
דילמה מבצעית
דילמה מבצעית עשויה להתעורר אם חברה לא יכולה לקבוע במדויק את הסכום שהיא תשלם כדי ליישב חוזה או הזמנת רכש. מצב זה קורה בדרך כלל בהליכים משפטיים, ומנהלי כספים תאגידי עובדים עם יועצים בתוך הבית כדי להעריך את כמות הכסף שהעסק בסופו של דבר חייב לעשות. תקנות פיננסיות הגיעו לחילוץ המנהלים על ידי קביעת מערך של חוקים כדי להסביר את המצב. מנהלי כספים רשמו את עלויות ההסדר כאשר הן סבירות והן ניתנות לאמידה סבירה. אם לאו, מנהלים יגלו את היקפן ואת אופיים של התחייבויות התשלומים בתחתית המאזן העסקי. הם גם אומרים למשקיעים אם ההפסדים בהתנחלויות הם סבירים, סבירים או אפשריים.
מטריקס ניהול
הקלטת הוצאות ההתיישבות דורשת לעתים קרובות סוג של סידור היררכי של מטריצה, שבו עובדים עם מיומנויות וקווי דיווח שונים פועלים יחד כדי לחשב במדויק את עלויות התפעול ולהקליט אותם בזמן. לדוגמה, רואי חשבון, מפקחים תקציביים ועורכי דין בחברה יכולים לעבוד בשיתוף פעולה כאשר חברה היא צד לתביעה.
