מערכת ניהול מידע או MIS משמש עסקים לאסוף, לקמפל ולנתח מידע. כיום, מערכת ה- MIS משולבת מאוד במערכות המחשוב של החברה, ובדרך כלל הן כוללות מסדי נתונים עם כמות עצומה של נתונים. בעוד סוג של מידע המשמש יכול להשתנות מעסק אחד למשנהו ואפילו בין מחלקות, את התפקיד של מערכות מידע וניהול כמעט תמיד אותו דבר: כדי לשפר את פעולות, אסטרטגיות וקבלת החלטות.
תפקידו של MIS היום
כמות המידע הזמין לכל עסק היום יכול להיות מכריע. כיצד מידע זה מנוהל ולכן ממונפות להחלטות טובות יותר תלוי במטרות ויעדים של העסק שלך. בדיוק כמו שני אנשים לא משתמשים בטלפונים הסלולריים שלהם עבור אותם דברים, אין שני עסקים להשתמש MIS באותו אופן. כדי להבין את הפונקציות של מערכות מידע וניהול בארגון, הוא נצפה בצורה הטובה ביותר בארבע רמות שונות: עסקאות, תפעול, ניהול ואסטרטגיה.
תפקידו של MIS בעסקאות
ניהול המידע מתחיל ברמת העסקה, כאשר המידע נאסף ומאוחסן. משמעות הדבר היא להחליט איזה מידע חשוב מספיק כדי להיות שנאספו מאוחסנים. לדוגמה, אם העסק שלך מוכר בגדים באינטרנט, סביר להניח שתקליט פרטי לקוחות, כולל שמות, כתובות והיסטוריית רכישה. לאחר איסוף מידע זה, הוא יספק לך תובנה לגבי הדמוגרפיה וההעדפות של הלקוחות שלך. עם זאת, אם רשמת גם פריטים שחיפשו, פריטים שבהם הם דפדפו במשך יותר משניות ספורות ופריטים שהוציאו מעגלות הקניות שלהם, היה לך מידע רב יותר שיכול להסביר לך כיצד תוכל לשפר את המכירות שלך.
גם ברמת העסקה, MIS יכול להיות תפקיד חיוני בארגון שלך. נניח שלקוח לקוחות ישאל על פריט.אם לנציג שירות הלקוחות יש את היסטוריית העסקאות של הלקוח בקצות האצבעות שלו, הוא יוכל לסייע בקלות רבה יותר על ידי ידיעה מיידית של שם הלקוח, היסטוריית הרכישות והחזרת ההיסטוריה. בידיעה אם הלקוח מתקשר מניו יורק או מלוס אנג'לס, הנציג יכול בקלות לחזות כמה זמן ייקח פריט למשלוח.
MIS בתפעול וניהול
לאחר מידע מדויק בזמן יכול לעזור לכל הפעולות בחברה כדי לקבל החלטות טובות יותר כדי להבטיח את כל פועל בצורה חלקה. לדעת בדיוק כמה הזמנות הוצבו, מחלקת הייצור יידע כמה עבודה הם צריכים לעשות היום.
מידע המשמש ברמת הפעילות לעיתים קרובות הולך יד ביד עם החלטות ניהוליות טובות יותר. לדוגמה, אם מנהל המחסן יודע ש -500 לקוחות הזמינו מראש פריט שיגיע ביום שישי, הוא עשוי להחליט לקבל כמה פועלים שיגיעו ביום שבת כדי להפחית את עומס העבודה ביום שני. במקביל, מחלקת החשבונאות תדע כי יהיה זרם של מזומנים כאשר צווי כרטיס האשראי של יום שני מעובדים כולם. מחלקת השיווק תוכל לקבוע אילו מסעות פרסום של מודעות היו אחראים לחלק הארי של ההזמנות האלו, ואלו יש להשתמש בהן שוב.
תפקידו של MIS באסטרטגיה העסקית
מערכת מידע ניהולית ממוטבת היטב יכולה להשתלם מעבר לפעולות ולתחזיות הניהול. כבעלים של חברה קטנה, תוכל לסקור רכישות במהלך השנה החולפת כדי לקבוע אילו שווקים לחקור בעתיד. לדוגמה, נניח האתר הקמעונאי שלך נמכר במקור שמלות ובגדים אחרים בשנה שעברה התחלת להציע נעליים בשולי רווח טוב. היום, לעומת זאת, שמלות חשבון עבור המכירות מעט מאוד אחוז גבוה של תשואות. מכירות הנעליים גדלו בהתמדה. במקביל, מפתחי האינטרנט שלך יש לציין כי "תיקי" ו "חגורות" עכשיו את הפריטים הפופולריים ביותר לחיפוש באתר האינטרנט שלך. בהתבסס על מידע זה, יש לך את המידע הדרוש לך כדי להשלמת שמלות ולהתחיל להציע אלה אביזרים מבוקש ללקוחות שלך.
