מה הם היתרונות של מערכת ניהול מידע?

בעל עסק פותח חברה, שוכרת עובדים, מוכרת מוצרים ללקוחות ומשלמת את החשבונות. אבל, זה עושה את כל הרווחים? האם חשבון הבנק יש מספיק כסף כדי לשלם את כל החשבונות? האם יש מספיק חומרי גלם במלאי כדי לענות על הביקוש למוצרים? הבעלים אינו יודע כי אין לו כל סוג של מערכת הדיווח אומר לו מה קורה בעסק שלו. זה המקום שבו מערכת מידע וניהול הופך חיוני.

טיפים

• מערכת ניהול מידע מספק את הנתונים כדי לזהות אזורים שאינם מבצעים ומוביל לשיפור הפרודוקטיביות העסקית ויעילות, קבלת החלטות טובות יותר, תקשורת טובה יותר נתונים טובים יותר ידע טוב יותר של צרכי הלקוח.

מהי מערכת ניהול מידע?

מנהלי חשבונות להכין את הרשומות עבור המסים, המלווים ובעלי המניות. אבל, סוג זה של מידע אינו שימושי במיוחד למטרות ניהול.

מערכת ניהול מידע מספק את המידע כי מנהלים צריכים לקבל תחושה לגבי הביצועים של העסק שלהם. מערכות אלה אוספות נתונים על אזורים שונים של החברה, כגון:

• משאבי אנוש

• מכירות ושיווק

• בקרת מלאי

• רווחים

• הוצאות

• חובות

• זרימת מסמכים

• מסים

• יתרות מזומנים

• חשבונות חייבים

• חשבונות זכאים

איזה סוג של נתונים מספק MIS?

MIS חורגת מהדיווח התקני של רואי החשבון. בעלים צריכים לקבל מידע ספציפי יותר כגון הדוגמאות הבאות:

• כמה חובות הם עקב בעבר?

• מהו הרווח הגולמי על הוידג'טים הכחולים של החברה?

• כמה ימים אבדו בגלל מחלת העובד?

• כמה כסף יש בחשבון הבנק של החברה?

• מה כמות ההזמנות הממתינות למשלוח?

• כמה היו המכירות בשבוע שעבר או בחודש שעבר?

זהו סוג המידע שמנהלים רוצים לנהל את עסקיהם. הם זקוקים למידע המזהה כל בעיה המחייבת תשומת לב. אזורי הבעיה הם אלה שבהם הביצועים בפועל חרג מן הרמה הצפויה צריך פעולות מתקנות כדי להחזיר אותם על הקורס.

MIS דוחות מסודרים כך מנהלים יכולים בקלות להעריך היבטים שונים של הביצועים של החברה. מנהלים מציינים את הערכים שהם רוצים לראות בקביעות. זה כמו להסתכל על המכשירים והמדדים על לוח המחוונים של מכונית, אבל מדדים אלה MIS הם בשורה על החלק הקדמי של השולחן.

מה הם היתרונות של MIS?

אין צורך, יעיל MIS תפקודית משאיר מנהלים מנחש בחושך. העובדים עסוקים במלאכת העבודה שלהם ללא כיוון או מטרה. מערכת מידע ניהולית מספקת את הנתונים לזיהוי אזורים שאינם מבצעים ומביאה את היתרונות הבאים:

עוזר להשיג רמה גבוהה יותר של יעילות: למנהלים יש את המידע הדרוש כדי לזהות את נקודות החוזק והחסרונות של החברה.

משפר את איכות ההחלטות: זמינות טובה יותר של מידע מקטינה את אי הוודאות ומאפשרת למנהלים לקבל החלטות רציונליות יותר בהתבסס על נתונים מהימנים.

מקדם תקשורת טובה יותר בין המחלקות במקום העבודה: כאשר מנהלים, ראשי מחלקות ועובדים חולקים את אותו מידע, יש תקשורת טובה יותר ביניהם לזהות אזורים בעייתיים ולמצוא פתרונות מוסכמים הדדית.

מספק פלטפורמה כדי לחקור תרחישים שונים עבור חלופות שונות וסביבות כלכליות: ההנהלה מסוגלת לבחון חלופות שונות כדי לראות את התוצאות האפשריות לפני קבלת החלטות והתחייבויות.

שיפור הפרודוקטיביות של העובדים: העובדים הם יותר פרודוקטיביים כי הם לא צריכים לבזבז זמן איסוף הנתונים שהמנהל רוצה. A מתוכנן היטב MIS יהיה לאסוף את כל הנתונים ללא קלט יותר מעובדים.

חיזוק היתרון התחרותי של החברה: ניהול עסק יעיל יותר על ידי צמצום וביטול חולשות ושטחים שאינם מבצעים מגדיל את היתרון התחרותי של החברה על פני מתחרותיה.

מגלה נתונים נוספים על לקוחות: עם נתונים רבים יותר על הצרכים של הלקוחות, הניהול יכול לשפר את השירות ללקוח ולעצב מסעות שיווק וקידום מכירות יעילים יותר.

מערכת ניהול מידע חיוני עבור כל בעל עסק קטן אשר רציני לגבי שיפור הביצועים של החברה שלו. ללא MIS טוב, מנהלים מנוהלים על ידי ניסוי וטעייה במקום קבלת החלטות מושכלות המבוססות על ניתוח מתחשב של נתונים.