רוב החברות להכין תוכנית עסקית שנתית הכוללת תחזית פיננסית, המכונה גם תקציב החברה. התוכנית או התקציב הוא כלי ניהול כדי לספק כיוון אסטרטגי עבור החברה. היא מציגה את הצעדים הדרושים ליישום האסטרטגיות שנבחרו - וכמה צעדים או פעולות אלה יעלו - ותחזיות ההכנסות והרווחים הצפויים לנבוע מיישומן. כאשר התוצאות הכספיות בפועל יהיו זמינות, בדרך כלל בסוף כל חודש, תוצאות אלה מושוות לנתונים המתוקצבים בדוחות השוואת תקציב.
הכנה
התוצאות הכספיות בפועל נערכות על ידי מחלקת החשבונאות של החברה. התקציבים עשויים להיות מוכנים על ידי חשבונאות גם, או יכול להיות מיוחד תכנון פיננסי מחלקת ניתוח כי הוא אחראי על הכנת התקציב. התקציבים נועדו להיות בפורמט זהה לזה של דוחות חשבונאיים חודשיים, ולכן השוואות של התוצאות בפועל לתקציב הן קלות יותר. מערכות אלו הן בדרך כלל אוטומטיות כך שכאשר נתוני התקציב הם קלט, דוחות ההשוואה נוצרים באופן אוטומטי ברגע שהמידע החשבונאי הופך לזמין.
ערך
ההבדלים בין הנתונים המתוקצבים לבין הנתונים בפועל חושפים מידע חשוב להנהלת החברה על ביצועי העסק. באופן אידיאלי את התקציב היה מוכן בקפידה כך שזה יכול להיות מדויק ככל האפשר תחזית של מה החברה תוכל להשיג בשנה הקרובה. כאשר דוחות השוואת התקציב מראים שונות משמעותית, משמעות הדבר היא שההנחות ששימשו להכנת התקציב היו בטעות, או שהסביבה העסקית השתנתה ממה שהיה צפוי. דוחות השוואת התקציב מאפשרים לצוות הניהול לזהות במהירות את הבעיות.
ניתוח ופרשנות
בחברות גדולות עם מחלקות רבות ומספר חטיבות, היקף הדוחות החשבונאיים המיוצרים יכול להיות עצום, כלומר נפח דוחות השוואה התקציב הוא גם גדול. אנשי כספים או כספים לקחת את הנתונים הללו להכין דוחות סיכום עבור ההנהלה הבכירה לסקור. דו"חות אלה, הנערכים מדי חודש, כוללים דיון נרטיבי בתוצאות וניתוח הסיבות השונות המשמעותית ביותר. הדו"ח כולל תרשימים וגרפים כדי להמחיש את המגמות העיקריות כי ההנהלה העליונה צריכה לסקור ולדון. במקרה של הוצאות גבוהות מהתקציב, האנליסטים האחראים על הכנת דוחות השוואת התקציב פעמים רבות צריכים לחזור לרשומות היומן החשבונאי לתקופה זו כדי לחשוף את הסיבות הספציפיות לשונות. ניתוח שונות ההכנסות כולל קביעת אם המכירות ליחידה היו נמוכות מהתקציב או שהמחיר הממוצע שנצבר ליחידה היה נמוך מהצפוי.
פעולה מתקנת
לאחר סקירת דוחות השוואת התקציב, על ההנהלה הבכירה לקבוע אם השונות היא משמעותית מספיק כדי להצדיק פעולה מתקנת. נושא אחד הוא האם השונות הייתה אירוע חד פעמי או חלק מתבנית חוזרת. אם המכירות של מוצר אחד יורדות מתחת לתקציב במשך מספר חודשים, שינוי באסטרטגיית השיווק עשוי להיעשות כדי להחזיר את המכירות למסלול. לחלופין, ייתכן שחוסר הפדיון נובע מגורמים שמעבר ליכולת השליטה של החברה, כגון ירידה כלכלית כללית. התגובה במקרה זה עשויה להיות קיצוץ בהוצאות המתוקצבות כדי לצמצם את הפער בין התקציב לבין התוצאות בפועל בחודשים הקרובים.ההנהלה העליונה מתייחסת להוצאות גבוהות מהתקציב על ידי פגישה עם המנהלים שמחלקותיהם היו אחראיות לשונות ולשאול מדוע הם התרחשו.
