לחברה עם נציגי שירות הלקוחות יש צורך לספק הכשרה מעת לעת. ישנן מספר שיטות להכשרת עובדים. כל עובד אינו לומד באותה מידה באותה שיטה או טכניקה. כאשר העובדים מאומנים כראוי הם ייתנו שירות מעולה, ולהיות יותר ידע הודיע על עבודתם. לקוחות שמחים ומרוצים כאשר הם מתמודדים עם אנשים מקצועיים, מועילים, אדיבים שיש להם את האינטרס שלהם בלב. התוצאה הסופית היא יותר מכירות ורווחים עבור חברה.
משחק תפקידים
סוג אחד של אימון בשירות לקוחות הוא משחק תפקידים. אדם אחד יכול להעמיד פנים שהוא לקוח נלהב, ואדם אחר יהיה נציג שירות הלקוחות שיענה על שאלות וטיפול בבעיות. זה מאפשר לעובדים לתרגל מתן שירות לקוחות בסביבה המחקה את המצב בעולם האמיתי. כל אחד צריך להיות יצירתי כאשר הם משתתפים בפגישות אלה. הם יכולים גם להפוך תפקידים ולהשתמש בתרחיש אחר.
סמינרים
חברה יכולה לשלוח את העובדים שלהם לסמינרים להכשרת שירות לקוחות. נציגי שירות הלקוחות יכולים ללמוד כיצד לנטרל לקוחות כועסים, להקשיב, לספק פתרונות ותשובות ולקחת בעלות על שיחת הלקוח. יש הרבה טכניקות ושיטות שלא יסולא בפז כדי ללמוד בסמינר. מספר חברות מספקות הכשרה מסוג זה על בסיס קבוע. חברות מסוימות יציגו את הסמינרים באתר עבור הארגון הם עובדים. עובדים לא יהיה צורך לנסוע, אשר מפחית עלויות.
ניטור שיחות
מנהלים יקשיבו לפעמים לשיחות טלפון של נציגי שירות הלקוחות ויספקו להם משוב וביקורת בונה. הם מקשיבים לכל היבט של השיחה כולל את ברכה כדי לראות אם נציג טיפל את השיחה כראוי. לעיתים ידרשו העובדים מעובדים לנסות למכור מוצר או שירות לאחר קבלת התלונה הראשונית של הלקוח. זה מאפשר לעובדים לבנות מערכת יחסים טובה יותר ובסופו של דבר למכור יותר מוצרים. השיחות מדורגות ומבוססות כדי לראות אם נציג נגע בכל היבטי שירות הלקוחות.
סדנאות
מפקח יציג מעת לעת סדנה פנים - ביתית שתוכננה במפורש לנציגי שירות הלקוחות בתוך החברה והלקוחות שהם משרתים. מידע זה מותאם במיוחד עבור בעיות שירות ידועות של החברה, ומסייע להימנע מיישום כללי שירות לקוחות למצבים שאינם חלים.
סקרים
לאחר שנציג שירות הלקוחות מסיים שיחת טלפון, הם יכולים לבקש מהלקוח למלא סקר מקוון המאפשר להם לדרג את רמת השירות ללקוח שקיבלו. בדרך כלל הסקר ייקח לא יותר מחמש דקות ולקוחות מסופקים לעתים קרובות עם מקום הערותיהם. זה המקום שבו לקוחות יכולים להציע הצעות לשיפור. נציגי יכול להשתמש משוב כאשר הם מדברים עם לקוחות בעתיד.
