הדרך שבה אתה מודיע ללקוח כי אתה כבר לא לשרת אותו יכול לעשות או לשבור את המוניטין של העסק שלך. לקוחות יכולים בקלות להביע את דעתם עליך ועל החברה שלך באינטרנט, כך שגם אם הוא היה גס או תובעני בעקביות, עליך לתקשר את המסר שלך מבלי להיות מכובד. כתיבת מכתב ללקוח היא הדרך הטובה ביותר לשבור את החדשות כי זה נותן לך זמן לחשוב על מה לומר וזה חוסך את הלקוח מתוך סצנה ציבורית מביכה.
כתובת המכתב ללקוח ולכתוב כי נכון לתאריך של היום החברה שלך לא יוכלו עוד לשרת אותו. השתמש בשפה פשוטה וברורה, כך שהלקוח יבין כי החלטה זו היא סופית ואינה פתוחה למשא ומתן, טענה או טענה.
כתובת הסיבה מדוע יש לך החלטה זו על ידי התמקדות חיובית את המצב במקום את התשלילים. השתמש סיבה כללית ולא נכנס לפרטים. לדוגמה, אם אתה נותן ללקוח ללכת כי הוא פוגע מילולית כלפי העובדים שלך, לא לכתוב שהוא גס. במקום זאת, אומרים כי החברה שלך אינה מסוגלת להתאים את הצרכים שלו וכי הוא ישרת טוב יותר על ידי חברה אחרת. במציאות, "צרכי הלקוח" כרוכים בעמדתו הדחופה באופן עקבי, אבל אתה מניח לו לחשוב שיש לך החלטה זו עם האינטרסים שלו בראש.
כחלופה, להשתמש סיבה עסקית ספציפית יותר. לדוגמה, אתה יכול להגיד ללקוח כי בסיס הלקוחות שלך גדל במהירות כה רבה, כי אתה כבר לא מסוגל לספק שירות איכותי לכל הלקוחות שלך, וכתוצאה מכך, אתה צריך לתת קצת ללכת. אם אתה צריך להרפות לקוח תובעני אשר תופס יותר מדי מזמנך, אומר כי אתה לא יכול שירות הזמן שלו צריך לענות על הציפיות שלו.
להציע הדרכה או לפחות רצוי. אתה יכול, למשל, לתת ללקוח הפנייה לעסק מקומי אחר המספק שירות דומה לשלך. זה עובד טוב במיוחד אם אתה חותך לקוחות כי העסק הקטן שלך לא יכול לעמוד בביקוש. הלקוחות יהיו יותר הבנה אם אתה מוכן לעזור להם למצוא תחליף. אם אתה נותן ללקוח ללכת בגלל הגישה המסכנה שלו, עם זאת, לא להפנות אותו למתחרים כפי שהם לא צריכים להתמודד איתו גם. במקרים כאלה, פשוט לסגור את המכתב על ידי אומר משהו כמו "אני מאחל לך את הטוב ביותר."
