טכנולוגיית המחשב מובילה אותנו לעידן של אחסון אלקטרוני. עסקים מכל הסוגים הם במגמת בכיוון של המשרד ללא נייר במאמץ להפחית עלויות ולהגביר את היעילות. למרות הדגש הגובר על נתונים ממוחשבים, רוב העסקים שעדיין מתבססים על אחסון מסמכים קשיחים. ההחלטה להשתמש בקבצים לרוחב או אנכי בסביבה משרדית תלויה במגוון גורמים.
תיעוד היסטורי
במהלך השנים גדל הצורך ברשומות עם גידול האוכלוסייה ולידתם של עסקים חדשים. מקצועות כמו חוק ורפואה דורשים מלאים ומדויקים בכתב רשומות של עסקאות הלקוח. היצרנים והקמעונאים מסתמכים על קובצי לקוחות כדי לבצע רכישות ישירות של מכירות ורשומות. בעבר, הצורך אחסון מסמכים יצר נישות בתעשייה עבור חברות שואפים לענות על מגוון רחב של צרכים תיוק. אחסון מסמכים במקום העבודה התפתח מערימה של ניירות על מדפים ובחורים מעוכבים למערכות תיוק בעלות מחשבה טובה, הזמינות מיצרנים רבים.
מערכות תיוק אנכי
ארונות אנכיים הם המבוגרים של ארונות הקבצים העיקריים בשימוש פופולרי. הם עשויים להיות בנויים מעץ או מתכת זמינים עם שתיים, ארבע או חמש מגירות. שני קבצים מגירה מיוצרים כדי להתאים את גבהים שולחן רגיל כעניין של תאימות לעבודה. חמישה קבצים אנכיים המגירה הם בדרך כלל 60 אינץ 'גבוה ולא נפוץ במשרדי עבודה כי המגירות העליונות גבוהים מדי עבור גישה קלה. הם משמשים באזורים אחסון המוני שבו שטח הוא בפרמיה. קבצים אנכיים מסופקים בשני גדלי מגירה בסיסיים כדי להכיל מסמכים סטנדרטיים של אותיות וגדלים משפטיים.
מערכות תיוק לרוחב
קבצים לרוחב מציעים כמה יתרונות ברורים על קבצים אנכיים. הם יכולים להתאים גם מסמכים בגודל Letter-legal. קבצים לרוחב בדרך כלל לספק כמו שליש יותר הגשת הקובץ מאשר מגירות קובץ אנכי. בגלל שהם זמינים בגבהים השולחן, הם משרתים את המטרה כפולה של הקובץ ואת אודנזה. שתי המגירות הן נגישות בקלות בעת הישיבה. כאשר תחנת העבודה דורשת זמינות חוזרת ונשנית של קבצים מסוימים, הקובץ לרוחב הוא פתרון תיוק אידיאלי. בגלל פונקציה זו לבד הם מערכת הגשת המועדפת למנהלים ואנשי מקצוע.
הגשת תיוג
בבחירת ארונות קבצים עבור העסק שלך, תן שיקול דעת זהיר לגבי האופן שבו הקבצים יהיו בשימוש על ידי איזה כוח אדם. בתוך נציגי מכירות או תמיכה טכנית אנשים הזקוקים לגישה מהירה למסמכים יוגשו בצורה הטובה ביותר עם מערכות תיוק לרוחב. מומלץ להתייעץ עם אנשי מקצוע הגשת לפני התחייבות נעשית או לרוחב או הגשת אנכי. ספקי ציוד משרדי גדול יש צוות מיומן זמין להמליץ על סוג היעיל ביותר של הגשת עבור הארגון העסקי נתון. הם יציעו תוכניות תכנון ופריסה כחלק מתהליך המכירה.
אפשרויות לשקול
התייעץ עם מספר משרדי האספקה במשרד כאשר שוקלים מערכות קבצים כדי להיות בטוח שאתה מקבל את רוב הכסף שלך. שקול חיסכון אפשרי על ידי רכישת פריטים משומשים מן הסוחרים או במכירות פומביות. אם הכספים הם הדוק, לבדוק את האפשרות של חכירה ציוד תיוק הנדרש.
