דוח הוצאות הוא דו"ח שהוגש ללקוח או למעסיק המפרט את ההוצאות שהעובד או הקבלן שילמו תוך כדי ביצוע משימה עבור הלקוח או המעסיק. דוחות הוצאות נשמרים גם על ידי בעלי עסקים לצורכי מס.
פונקציה
דוח הוצאות מתעד את עלויות ביצוע פעילות מסוימת, המועברות לאדם, לארגון או לתאגיד שבגינן בוצעה הפעילות. בדרך כלל דו"ח הוצאות רק פרטים ההוצאות כי המכינה רוצה להיות החזר עבור incurring. תקבולים ויומנים מסופקים בדרך כלל בתמיכת דוח הוצאות על מנת לוודא שההוצאות אכן נגרמו.
שימוש
דוח הוצאות משמש לעתים קרובות כדי לפצות קבלנים ועובדים על ידי הבטחת שהם עמדו במדיניות ההוצאות הפנימית, כמו גם עם כללי מס הכנסה פנימית על ההשתתפות העצמית של הוצאות עסקיות. דוחות הוצאות נשמרים גם כדי לספק הוכחה למס הכנסה כי הוצאות מסוימות היו שנגרמו במהלך העסקים.
ההוצאות הנפוצות ביותר עבורן משולם לעובדים הן הוצאות נסיעה, ארוחות והוצאות בידור.
הוצאות נסיעה
כרטיסי טיסה, קילומטראז 'על רכב אישי, אגרה, דמי שכירות, חדרי מלון, ארוחות שאוכלים על הכביש, טיפים המשולמים לעובדי שירותי המלון ודמי חנייה בחניון הם דוגמאות להוצאות של לקוחות או מעסיקים רבים שיחזירו אם דוח הוצאות מתעד ההוצאות ניתנות.
הוצאות בידור ואוכל
נטילת לקוח פוטנציאלי לארוחת צהריים, או לחגוג קידום בבר עם עמית הם שתי דוגמאות של ארוחה והוצאות בידור לקוח או המעסיק עשוי להחזיר כאשר מסופק עם דוח הוצאות. לפני החזר, המעסיק או הלקוח עשויים לדרוש קבלות כי המסמך טיפים ושירות שירות אחרים.
חשבונות כרטיס אשראי הוצאות
ארגונים ותאגידים רבים דורשים מהעובדים לשלם הוצאות עסקיות באמצעות כרטיס אשראי שהונפק על שמו של העובד. העובד הוא לעתים קרובות אחראי אישית לתשלום הצעת החוק.
הארגון או התאגיד יקבלו עותק של הצעת החוק ואת יחזיר הוצאות משתקף על זה כרטיס האשראי רק כאשר מסמכים תומכים כגון קבלות, יומני והצדקה עסקית מסופק בצורה של דוח הוצאות.
אזהרה
חשוב להבין את מדיניות ההוצאות או הציפיות של הלקוח / המעסיק לפני ביצוע ההוצאות בגינן צפוי החזר. מעט מאוד דברים יכולים להחמיץ לקוח-קבלן או יחסי עבודה מהר יותר מאשר חילוקי דעות על כסף.
זה לעתים קרובות רעיון טוב לשמור עותק של קבלות שהוגשו עם דוח הוצאות, במקרה הגשת כפולים נדרש.
