עבור רוב האנשים, אכזבה היא חלק מהחיים. ההרגשה היא דבר שבשגרה עד כדי כך שאנשים רבים בולעים את הרגש ללא תלונה, מאכילים לאטם מאגר של טינה. הם עשויים לעשות תירוצים עבור הצד הפוגע, אומר לעצמם "הם עושים את הטוב ביותר שהם יכולים." זה אולי נכון, אבל ביקורת בונה קצת אף פעם לא לפגוע באף אחד. עסקים וגופים אחרים שמקבלים מכתבי אכזבה בקרוב מבינים שזה האינטרס שלהם כדי לפנות מקום לשיפור. כמו שאומרים, "הגלגל החורק מקבל את השומן."
ארגן את העובדות שלך. האדם או החברה שאתה כותב מכתב אכזבה לא יכול לשפר את העסק שלהם או נוהלי אישי אם אתה לא ברור להסביר איך הם נכשלו לך. לפני שתכתוב את המכתב, יש רשימה של מקרים שבהם אתה מרגיש מאוכזב, מאורגן בסדר כרונולוגי. אם יש לך תיעוד רשמי ממקורות אחרים, יש גם את אלה שימושי לפני שתתחיל את המכתב שלך.
רשימת התלונות שלך. הסבר בבירור מה הציפיות שלך ואיך הם לא נפגשו. השתמש בתיעוד ממקורות אחרים במידת הצורך.
הסבר כיצד התלונות גרמו לך להרגיש. לדוגמה, אם אתה כותב על חברת מזון מהיר על שירות לקוחות גס שוב ושוב, להסביר כי זה גורם לך להרגיש כאילו הכסף שלך חסות לא מוערך בארגון שלהם.
תהיה אדיב.זכור כי המטרה של המכתב שלך היא לעזור לאדם או לארגון לשפר, לא לבזות אותם. אתה פשוט הצבעה על דרכים שבהן אתה מרגיש שהם יכולים לבצע טוב יותר. בעת כתיבת מכתב אכזבה לחברה, זכור כי אדם קורא את המכתב סביר להניח שלא יהיה אדם שיש לך את התלונה. אל תהיה חצוף או מגעיל; לשמור על הטון של המכתב סוג, או לכל הפחות, מקצועי.
הפוך הצעות לשיפור. עכשיו שיש לך הצביע על הבעיה, לסייע על ידי הצבעה אותם לעבר פתרונות.
להציג את הדרישות שלך. אם אתה מרגיש שמגיע לך פיצוי על הניסיון שלך, מכתב של אכזבה היא המקום לשאול. בין אם אתה מבקש החזר ישיר או שירות מוזל או בחינם בעתיד, עולה כי הפגישה הדרישות שלך יעבור דרך ארוכה לקראת שמירה על עצמך בתור לקוח.
הקלד את האות. מצגת מקצועית של האכזבה שלך ייתן הנמען יודע שאתה רציני.
צור עותקים של המכתב. במקרה שהמכתב שלך אבוד, הופך להיות נושא של מחלוקת, או הופך להיות הראשון בשרשרת ארוכה של מכתבי אכזבה, אתה צריך עותק להרשמה שלך. אם אתה כולל מסמכים אחרים עם המכתב שלך, ליצור עותקים של מסמכים אלה ולשלוח את העותקים. שמור תמיד מסמכים מקוריים עבור עצמך.
