ניהול החוזה הוא נוהג לוודא את הפרמטרים של החוזה הם בהתאם לפי ההנחיות המפורטות בחוזה עצמו. בגלל זה, ניהול מתמיד של מחזור החיים החוזה צריך להיות דבקה על מנת להבטיח את החוזה הוא מילא בהקשר הנכון. סוג החוזה המנוהל, מחוזי העסקה ועד חוזי בניה, ניתן לניהול תקין על ידי אותה מתודולוגיה.
קרא את החוזה בשלמותו. הדגשת נקודות נתונים מרכזיות, כולל מסגרות זמן ותאריכי יעד. סמן את התאריכים הקריטיים ביומן או ביישום תזמון אחר, כדי להבטיח כי זמני ההשלמה הממוקדים מובנים ומנותחים. הדגש אזורי מפתח של החוזה כי הרשימה את חובות העבודה ואת החוזה הכולל אחריות של אנשי מפתח בשם בחוזה. לדוגמה, חוזה בנייה חדש הבניין היה שם מנהל עבודה כנקודת מגע אחראי צד להבטיח את כל העבודה קבלנות משנה הושלמה בזמן.
תזמן עדכון פגישה ופגישות היטב מראש של כל תאריך יעד המתואר בתוך הפרמטרים של החוזה. ודא שיש פנים אל פנים או פגישות טלפון עם אנשים אחראים לעדכן אותך על ההתקדמות הכוללת של החוזה. השתמש בפגישות הביניים כדרך לאמוד את ההתקדמות הכוללת של החוזה ולטפל בבעיות ובדאגות כאשר הן מתעוררות.
שמור הערות מפורטות מאוד על מי דיבר, מתי והיכן עבור כל הצדדים המעורבים בביצוע החוזה. בדוק עם הצדדים כאמור על בסיס קבוע ושגרתי. שלח אימייל או טלפון פעם בשבוע כדי לוודא שהדברים פועלים בהתאם ללוח הזמנים המתואר במסגרת החוזה הסופי.
בקש מכל המנהלים וקבלני המשנה המעורבים בחוזה לשלוח לך רשימות עדכון מפורטות על בסיס שבועי. יש לשלוח את העדכונים באמצעות דוא"ל, פקס או דואר מסורתי כדי לשמור על עקבות נייר של כל התקדמות החוזה. שמור את כל התכתובת במקום בטוח ונגיש.
לשמור על רשימה מדויקת ומתעדכנת של חומרים המשמשים, חומרים הדרושים, משלוחים וקבלת לוחות זמנים, לוחות זמנים לחוזה, שעות עבודה שהצטברו להשלמת החוזה וכל שאר הנתונים המשפיעים על תקציב החוזה. סקירה, להעריך ולהעריך את תקציב החוזה כל ארבעה עד שישה שבועות כדי לחפש דרכים לקצץ בעלויות ולהגדיל את הפרודוקטיביות.
לקיים פגישות נוספות כדי לדון בחוזה כאשר מתעוררות בעיות או בעיות מובאות לידיעתך. אל תחכו חששות להיות נושאים מרכזיים, מנסים להדוף בעיות גדולות יותר על ידי מציאת פתרונות בשלב מוקדם של התהליך.
טיפים
-
שמור את כל פרטי החוזה במיקום מרכזי.
אזהרה
אין לעקוף פרמטרים של חוזה או להפר חוזה בכל דרך שהיא.
