ניהול מלאי הוא תהליך חברות להשתמש כדי להזמין, לקבל, חשבון ולנהל את המוצרים השונים שנמכרו לצרכנים. בעלי עסקים ומנהלים מתמקדים בפעילות זו משום שמלאי מייצג בדרך כלל את ההוצאה השנייה בגודלה בחברה מאחורי שכר. מדיניות ונהלים מסייעת לחברות לנהל באופן פעיל את המוצרים השונים במתקניהן. בעוד מדיניות סטנדרטית ונהלים קיימים לניהול המלאי, הבעלים והמנהלים יש קצת רוחב כדי לפתח סטנדרטים עבור החברות שלהם.
רכש
רכש הוא תהליך הרכש שעל הפרטים להשתמש בו כדי להזמין ולקבל מלאי. חברות בדרך כלל דורשות אנשים יש הזמנת רכש עם אישור של מנהל לפני הזמנת המלאי. מנהל רכש אחראי לבדיקת הזמנת הרכש על מנת לוודא שהוא כולל הרשאה ומידע אחר בנוגע לעלות הפריטים שנרכשו. בעוד ארגונים גדולים יכולים לשכור אנשים לעבוד במחלקת הרכש, חברות קטנות לעיתים קרובות יש בעל העסק לבצע את הפונקציה הזו.
הערכת מלאי
המלאי המעריך הוא המדיניות שבה המלאי מוכר תחילה ומוסיף את ספר החשבונאות. השיטות כוללות את ה - in-in, first-out (FIFO), האחרון ב-, out-out (LIFO) ואת השיטה הממוצעת המשוקללת. FIFO מחייב חברות למכור את המלאי הישן יותר, והשאיר מלאי יקר יותר בספר החשבונות הראשי והגדלת הרווח הגולמי של החברה בתקופה חשבונאית. LIFO הוא ההפך של FIFO; ולכן יש לה השפעות הפוכות בספר החשבונאות. השיטה הממוצעת המשוקללת אינה מחייבת מכירת מלאי ישן יותר, כאשר עלויות המלאי מחושבות מחדש בכל פעם שהחברה רוכשת מלאי.
מערכת חשבונאות מלאי
מערכת הנהלת חשבונות מלאי היא נהלים ספציפיים החברה משתמשת לעדכון החשבונות החשבונאי שלה. שני סוגי המערכות הם תקופתיים ונצחיים. מערכות תקופתיות מתחילות עם מאזן פתיחה, ורק רשומות שיא, מכירות או התאמות על בסיס חודשי, רבעוני או שנתי. המערכת התמידית מתחילה במאזן הפתיחה הפתוח ומעדכון המלאי לאחר כל רכישה, התאמה למכירות או מלאי. חברות ליצור את המדיניות בהתאם המודלים העסקיים שלהם.
בקרות פיזיות
בקרות פיסיקליות מתייחסות לאופן שבו החברה מאחסנת ומספרת פריטי מלאי. אחסון חשוב כי חברות צריכות להגן על המלאי שלהם מפני אובדן, גניבה והתעללות עובדים. הדבר יכול לכלול הגבלת גישה, נעילת מוצרים יקרי ערך ושימוש בהתקני מעקב במוצרים. בעלי עסקים ומנהלים חייבים גם להשתמש ספירות תקופתיות כדי לאמת את מספר הפריטים על היד. מחזורי הספירה - ספירה של מספר מסוים של פריטים בכל יום או שבוע - וספירות מלאי שנתיות הן השיטות הנפוצות ביותר לספירה פיזית בסביבה העסקית.
