כיצד לצטט מצורף מכתב עסקי

מכתב עסק יכול לכלול קבצים מצורפים המחזירים מידע בתוך המכתב או מספקים פרטים נוספים לשם הבנה טובה יותר. המונח המצורף הוא לעתים קרובות interchanged עם המושג טווח. למרות קווי הדמיון שלהם, הם לא אותו דבר. הבנת ההבדלים בין השניים וכיצד לצטט אותם באותיות העסק שלך ייראה מקצועי יותר ואפילו לתת לך יתרון תחרותי.

טיפים

• בעת ציטוט קובץ מצורף או מארז במכתב עסקי, רשום את הקובץ המצורף או את שם המסמך בתוך סוגריים.

מצורף לעומת מארז

ראשית, ודא שאתה מבין את ההבדל בין קבצים מצורפים ו enclosures. בעוד ששניהם מאפשרים לך לספק מידע נוסף ומשאבים נוספים, הם מייצגים דברים שונים.

כפי שמציין שמו, קובץ מצורף הוא מסמך או קובץ המצורף למכתב. זה נחשב חלק מהמכתב כפי שהוא מדגיש נקודות מפתח, מציע מידע נוסף או תומך בהצהרה שלך. בעת כתיבת המכתב, עיין במסמכים המצורפים. לדוגמה, ניתן לצרף חוזה ולהזכיר אותו במכתב יחד עם מידע רלוונטי על מה זה כרוך.

מארזים, לעומת זאת, הם מסמכים נפרדים. לדוגמה, אם אתה שולח מכתב עסקי לשותף פוטנציאלי חדש, תוכל לצרף חוברת, מחקר שוק או תרשים השוואה. אין צורך להתייחס למסמך זה במכתב. הבחירה תלויה בך.

קבצים מצורפים בטקסט

בעת ציטוט מידע ממסמך אחר בתוך הטקסט, השתמש בסוגריים בדואר רגיל או בהתכתבות דואר אלקטרוני. שים לב לקובץ המצורף או לשם המסמך בתוך סוגריים. בהנחה שמכתב מתייחס לתלונה טלפונית, הציטוט יכלול את שם מסמך התלונה, כגון: (מצורף: שירות לקוחות, 1/5/2017).

ציטוטים של טקסט מוסיפים מידע נוסף לתוכן המכתב. הציטוט עשוי להתייחס לנתוני גיליונות אלקטרוניים, תמלילים או אותיות אחרות. השתמש בשמות קבצים שקל לקריאה המתארים את המסמך. אם המסמך מודפס, שם אותו באותו אופן. זה גם מקובל להקצות קבצים מצורפים עם אותיות אלפביתיות, כגון "קובץ מצורף א '".

כיצד התייחסות מספר קבצים מצורפים

בנוסף לשימוש בציטוט טקסט של קבצים מצורפים, גם להזכיר את הקורא של קבצים מצורפים בסוף המכתב. תחת שם החתימה בפינה השמאלית התחתונה, הקלד "קבצים מצורפים". זה אופציונלי לרשום את שם כל הקבצים המצורפים בסוף המכתב, אבל זה בפועל טוב במיוחד אם יש רבים מהם. זה ייתן המקבל רעיון טוב יותר של מה לצפות ואילו קבצים הוא או היא צריכה ביותר.

כיצד להשתמש

גופים אינם מוזכרים לעתים קרובות בטקסט בפועל, אבל זה לא כלל קשה. אם מארזים מצוטטים במכתב העסקי או במזכר, השתמש באותה שיטה המתוארת עבור קבצים מצורפים. דוגמאות למארז כוללות קורות חיים או יישום. קבצים אלה הם הפניה בסוף המכתב תחת השם המודפס של החותם לאורך השוליים התחתונים השמאלית.

השתמש "מארז" עבור מארז אחד "Enclosures" עבור יותר מאחד. כמו כן מקובל להוסיף את המספר הכולל של פריטים שנכללו, כגון Enclosures: 4. אם המסמך מצוטט במכתב אך אינו מצורף אליו בפועל, שים לב לכך כסימנים "w / o Enclosures".

פורמט ממשלתי מומלץ

במכתבים ממשלתיים נעשית לפעמים הבחנה בין מכתב עסקי לבין תזכיר. במכתבים, הנקודה מכונה "מארז", ואילו מזכרים מתייחסים אליהם בדרך כלל כאל "קבצים מצורפים". מסמכים אלה מכונים לעתים קרובות בתוך הטקסט על פי אות אלפביתית, כגון "קובץ מצורף".

רשום את כל הקבצים המצורפים או המתחם, גם אם נדרש דף שני כדי לעשות זאת כראוי, וציין "קבצים מצורפים: עמוד 2." אם מסמך הפניה אינו זמין, זה מצוין על ידי הכללת "w / o encl." כדי לאפשר לצד המקבל לדעת כי המסמך אינו זמין ולכן אינו סגור. בדוק עם ישויות ממשלתיות ספציפיות עבור פרטי תבנית או הנחיות בפורמט ייחודי.