ביקורת היא ניתוח אובייקטיבי ובחינת היבטים מסוימים של פעילות החברה על מנת לאמת את מידת עמידתה של הארגון בסטנדרטים הצפויים. לביקורות יכולות להיות מטרות שונות. ביקורת פיננסית מתבוננת ברשומות הפיננסיות של החברה כדי לוודא שהן נכונות. ביקורת תאימות נועדה להבטיח שהחברה עומדת בתקנות או בחוקים הרלוונטיים. ברוב המקרים, הביקורת מורכבת ממספר שלבים או שלבים המיועדים להבטיח את התוצאות המדויקות, האובייקטיביות והאמינות ביותר. התהליך לביקורת ספציפית יהיה תלוי איזה סוג של ביקורת מבוצעת, כמו גם מה קבוצה של תקנים המסדירים את עבודתו של המבקר.
הודעה
ביקורת מתחילה עם הנפקת איזושהי הודעה לחברה או לארגון המבוקר. מכתב ההודעה בדרך כלל יפרט את מטרת הביקורת, כאשר היא תבוצע ואת התאריך והשעה של פגישה ראשונית שרוצים היו לתזמן עם ראשי החברה.
ההודעה תציין גם אילו מסמכים מבקש המבקר לבחון. עבור התאגיד, זה יכול לכלול פריטים של התאגדות, דקות נרשם של כל ישיבות הדירקטוריון, תרשים ארגוני, התכתבות, רשומות מכירה ועוד.
תהליך התכנון
לאחר ההודעה, המבקר ייקח קצת זמן לתכנן את הביקורת. זה נעשה לפני הפגישה עם המנהיגות הארגונית כדי לעצב את האסטרטגיה המתאימה לאותה פגישה ואת עבודת השטח הבאה. כמו כן, על המבקרים לבחון את תחומי המפתח של החקירה והדאגה ואת המידע הספציפי שברצונם לבחון על מנת לנתח אותם. זה גם נותן לחברה זמן לאסוף את המסמכים המבוקשים.
פגישה ראשונית
שלב התכנון מוביל בדרך כלל לפגישה ראשונית בין ההנהלה הבכירה של החברה לבין רואי החשבון המבקרים. גם סגל מנהלי יכול להיות נוכח. מטרת המפגש היא לתת לרואי החשבון הזדמנות להסביר את התהליך, וכן לתת לארגון הזדמנות להביע חששות מעשיים, אסטרטגיים או תזמתיים שיש להם.
עבודת שדה
עבודת השדה היא שלב הביקורת הראשון. לוח זמנים מפורט יותר מתבצע בדרך כלל כך שנוכחותו של המבקר אינה מפריעה מדי לעסקים. ראיונות עם עובדי מפתח עשויים להתקיים כדי לחקור נהלים עסקיים ונהלים. רואי החשבון יכולים גם לבצע בדיקות מסמכים לדוגמה, כדי לוודא את נוהלי היצירה של מסמכים ושימור של החברה הם קול.
עבודת השדה עשויה להתבצע על ידי מספר רואי חשבון או צוות גדול יותר, בהתאם לגודל והיקף הביקורת.
תקשורת
בעוד שהשדה מבוצע על ידי צוות הביקורת באתר החברה, הצוות צריך להיות בקשר שוטף עם המבקר העסקי על מנת להבהיר את ההליכים ולהבטיח גישה נאותה למסמכים הדרושים.
טיוטה ביקורת
כאשר צוות הביקורת משלים את עבודת השטח וסקירת המסמכים, רואי החשבון המבקרים עורכים טיוטת דוח ביקורת. מסמך זה מפרט את מטרת הביקורת, הנהלים בהם השתמשו המבקר, המסמכים הנסקרים וממצאי הביקורת. זה יהיה גם סביר לכלול רשימה ראשונית של בעיות שלא נפתרו. טיוטת הדוח מופצת בקרב הצוות לבדיקה והצעת תיקונים.
תגובת ניהול
לאחר ש צוות הביקורת יערוך את התיקונים האחרונים לדוח הביקורת, המסמך הסופי יינתן להנהלה לצורך סקירתו ותגובתו. מסמך הביקורת מבקש, בדרך כלל, מהמנהלים להגיב על כל אחד מממצאי הביקורת ומסקנותיה על ידי הצהרת האם היא מסכימה או אינה מסכימה עם הבעיות שצוינו, התוכנית לתקן כל בעיה או ליקוי שנצפו ואת התאריך הצפוי שבו יטופלו כל הנושאים.
פגישה יציאה
בעקבות תגובת ההנהלה, אשר עשויה להיות קשורה באופן רשמי לדוח הביקורת הסופי, ניתן לקבוע פגישה רשמית ליציאה עם החברה המבוקרת על מנת לסגור את כל הקצוות הקיימים או לענות על שאלות, לדון בתגובת ההנהלה ולטפל בהיקף הביקורת.
התפלגות דוח הביקורת
דוח הביקורת הסופית מופץ לכל בעלי העניין הנדרשים, לרבות בתוך ומחוץ לאזור המבוקר, אם רלוונטי.
משוב
לבסוף, החברה המבצעת מיישמת את השינויים המומלצים בדוח הביקורת, ולאחר מכן סקירה של רואי החשבון ובוחנת עד כמה השינויים הללו פותרים את הבעיות או הבעיות שזוהו. המשוב בין החברה לרואי החשבון נמשך עד אשר ייפתרו כל הנושאים ויחל מחזור הביקורת הבא.
