מנהלי פרויקטים משתמשים בכלים כדי לנתח תחזיות, תקציבים, דוחות הכנסה ומסמכים פיננסיים אחרים. כדי למקסם את הרווחיות ואת ההחזר על ההשקעה בפרויקטים, מנהל הפרויקט דורש ידע מעשי של מושגים בסיסיים כספים חשבונאות. באמצעות כלים כגון גיליונות אלקטרוניים ומחשבונים מקוונים, מנהלי פרויקטים מנתחים את המידע הכספי של הפרויקט, מיישמים עקרונות חשבונאיים ומנהלים דוחות על מנת להבטיח שהפרויקט יתנהל בצורה חלקה.
ניתוח עלות תועלת
מנהלי פרויקטים לבצע ניתוח עלות תועלת כאשר הם צריכים לבצע החלטה הפרויקט. בדרך כלל באמצעות כלי גיליון אלקטרוני כגון Microsoft Excel, גליונות אלקטרוניים של Google או QuickBooks, הם מנתחים את העלויות הכרוכות בהשקעה נתונה המחושבת על פני תקופה של שלוש שנים כדי ליצור ערך נוכחי נטו, החזר וערכים אחרים הדרושים לקבלת החלטה כספית טובה. לדוגמה, ניתוח עלות תועלת לפרויקט פיתוח הדרכה בדרך כלל כרוך במדידת העלות של יצירת חומרי הדרכה וחיסור החיסכון שנוצר על ידי כוח אדם הפועלים בצורה יעילה יותר. ניתוח עלות תועלת מורכב יותר כרוך בעלויות מרובות וביתרונות רבים.
חיזוי
תחזיות תזרים מזומנים מסייעות למנהלי פרויקטים לחזות אם ההכנסה תכסה את עלות הפעילות. מנהלי פרויקטים יכולים להוריד תבנית מאתר אינטרנט, כגון אתר האינטרנט של Microsoft Office Templates, או לפתח תבנית משלהם. לאחר מכן, על ידי הכנסת הכנסות והוצאות לכל חודש ולהשוואת הערכים באמצעות נוסחאות, מנהל הפרויקט יכול להכין הצהרה על מנת להציג תרחישי תזרים מזומנים אופטימיים או פסימיים. בדרך כלל תחזית מכסה 1-2 שנים. תחזיות תזרים מזומנים מאפשרות למנהלי פרויקטים לקבוע אם פעילות היא אופציה בת קיימא.
הפסקה אפילו ניתוח
מנהלי הפרויקטים משלימים ניתוח פריצה, כדי לקבוע את רמת התפוקה שבה הכסף שנוצר על ידי המוצר או השירות המיוצר על ידי הפרויקט שווה לעלות הפיתוח. לדוגמה, מנהלי פרויקטים משתמשים בכלים מקוונים בחינם, כגון תוכנת Project.net, כדי לשמור על לוח המחוונים של הפרויקט ולוודא שמשימות פרויקטים מפיקות פלט המסייע בניהול פרויקטים.
מעקב אחר תקציב
מנהלי פרויקטים משתמשים בתוכנת מעקב תקציבית, כגון תוכנת קלריזן, כדי לקבוע אם ההשקעות בפרויקט הינן הגיוניות לאורך זמן, לאחר השוואת הערך הכספי הן כיום והן בעתיד. כלי תוכנה מאפשרים למנהלי הפרויקטים להגדיר תעריפים לפי שעה עבור משאבים, להתאים אישית את שיעורי החיוב ולנתח את השימוש במשאבים. כלים וטכניקות אלה מסייעים לשמור על הפרוייקט על ידי הבטחת ההוצאות, כגון ייעוץ ייעודי, רשיונות תוכנה ועלויות חומרה, מותרים במסגרת המימון המוקצה.
