עסקים מממנים את הפרויקטים שההנהלה הבכירה מאמינה שהם קריטיים להצלחתם. אבל מימון פרויקט לבד אינו מבטיח שכאשר פרויקט מסתיים חברה יהיה טוב יותר מאשר היה בעבר.
יש הרבה סיבות חברה עשויה להפיק תועלת מפרויקט. מנהל פרוייקט יוצא דופן יכול herd הצוות שלו בכיוון הנכון. לחלופין, בשל הכשרה יוצאת דופן ועל ניסיון בעבודה, צוות יכול לאמץ את כל הנוהגים הנכונים. אבל ברוב המקרים, השימוש בכלים לניהול פרויקטים עוזר.
כלים לניהול פרויקטים, כגון תרשים PERT ומבנה התפלגות עבודה, יכולים לשפר את יכולות הצוות על-ידי מתן הדרכה, גם אם צוות הפרויקט בעל הידע והשנים הנכונים.
תרשים גנט
תרשים Gantt הוא תרשים עמודות אופקי המציין את פעילויות הפרויקט, וכן את תאריך ההתחלה והסיום עבור כל פעילות, המוצגות בתבנית יומן. תרשים Gantt אינו ממחיש את הקשר בין פעילות אחת לאחרת, אך כל פעילות בהתייחסות בתרשים Gantt עולה בקנה אחד עם פעילות במבנה פירוק עבודה, המנתק את עבודת הפרויקט לשלבים וחבילות עבודה.
תרשים Gantt כולל גם עמודות לתעד את משך ואחוז ההשלמה של כל משימה. מספר ימי הפעילות של הפעילות מתבצע, מספר הימים הצפוי להשלמת הפעילות והימים שנותרו מתועדים גם בתרשים. נתונים אלה ממחישים את התקדמות העבודה המתוכננת לעומת התקדמות העבודה בפועל.
תרשים Pert
הערכת תוכנית וסקירה טכניקה או תרשים PERT משמש הן לתכנן את הזמן ואת המשאבים הדרושים כדי להשלים את הפרויקט ולשלוט משימות הפרויקט. באמצעות תרשים PERT, או דיאגרמת רשת, מנהיגות הפרויקט יכול לציין ולזמן ברצף כל משימה, כי חברי הצוות חייב להשלים כדי להשיג את המטרה הפרויקט ואת המדינה הזמן הנדרש עבור כל אחד.
תרשים PERT ממחיש את יחסי הגומלין בין משימות על ידי זיהוי אילו משימות פועלות במקביל זו לזו, ואילו מהן חייבות להופיע ברצף. אבני דרך פרויקט - אירועים המציינים את התוצאה הסופית של סדרה של פעילויות - מתוארים גם.
בנוסף, תרשים PERT כולל שלושה אומדנים לכל פעילות בפרויקט: הזמן הקצר ביותר הנדרש להשלמת פעילות, הזמן שיידרש להשלמת פעילות והזמן הארוך ביותר שיידרש לפעילות.
ניתוח נתיב קריטי
ניתוח הנתיב הקריטי הוא כלי המשמש לפרויקטים הדורשים השלמת פעילויות הדדיות. נתיב קריטי כולל רשימה של פעילויות הפרויקט המפורטות במבנה פירוק עבודה, זמן ההשלמה של כל פעילות והזיהוי של משימות ונקודות קצה התלויים זה בזה, כולל אבני דרך ופריטים הניתנים להשלמה.
זמני ההשלמה עבור קבוצת הפעילויות בנתיב הקריטי מסכמות ושוות את הזמן הרב ביותר שיידרש לפרויקט. הפעילות רצף חייב להסתיים בזמן עבור הפרויקט יושלם בזמן.
מטריקס הקצאת אחריות
מטריצת ההקצאה של האחריות או כלי RACI מתריעים לבעלי העניין של חברי הצוות המוקצים למחויבות לפרויקט מסוים ולמען עבודתם של האנשים באחריותם.
כפי שמופיע שם הכלי, מטריצת ה- RACI קובעת מי אחראי על השלמת המשימה, או מי יבצע משימה ואנשים שיתרמו להשלמת המשימה. המטריצה קובעת גם מי אחראי על משימות ויש לו סמכות קבלת החלטות בנוגע למשימה. כמו כן נאמר שמות של אנשים אשר עשויים להיות התייעץ לגבי המשימה ואת האנשים אשר צריכים להיות מעודכנים על התקדמות הצוות עושה את השלמת המשימה.
מבנה התפלגות עבודה
מבנה התפלגות עבודה (WBS) הוא מודל פרויקט או גרף שמשבר את עבודת הפרויקט למשימות. הפרויקט של WBS ממחיש את יחסי הגומלין בין משימות ובין משימות לבין המוצר הסופי של הפרויקט.
WBS משלבת פרויקטים משנה נקודות אחריות הפרויקט, נדרש משאבים ודרישות הזמן כדי להשלים כל משימה.
