לא משנה כמה קשה אתה מנסה להימנע מהם, מחסומי תקשורת יצוץ בין עובדים, מנהלים ולקוחות. כישלון בתקשורת עלול לגרום עיכובים מיותרים, תסכול ועסקים שאבדו. החדשות הטובות הן כי יש דרכים להתגבר על מחסומי תקשורת כדי לשמור על העסק שלך פועל בצורה חלקה.
מה הם מחסומי תקשורת בעסקים?
מחסומי תקשורת ניתן למצוא בכל מקום בעסק, מן למעלה למטה עד ניהול הביניים יחסים חיצוניים. תקלות תקשורת מתרחשות באופן ארגוני, כגון כאשר חברי הקבוצה מבודדים, או בנפרד, כאשר אדם misinterprets או מתעלם מה עוד אומר. הם יכולים לנבוע יותר מדי distractions בעבודה או לא מספיק בהירות על הפרויקט. כמה דוגמאות למחיצות נפוצות של תקשורת שאתה עשוי לראות בעסק שלך הן:
- הסחת דעת. אם אתה לא נוכח בשיחה, זה עלול לגרום miscommunication. אם מתוך הפרעות מרובות, ריבוי משימות או ממהר לפגישה הבאה שלך, להיות מוסחת היא מחסום לתקשורת שיכולה לגרום לבעיות רבות. זה גם אחד שקל לתקן אם אתה לומד להתמקד ולהיות נוכח ברגע.
- ניהול גרוע. כאשר העובדים לא אוהבים את המנהלים שלהם או לא מרגישים שהם יכולים לדבר בגלוי אליהם, ערוצי התקשורת נסגרים במהירות. מנהלים שאינם מצליחים לתת משוב, לא להקשיב לבעיות, לא יכול לדבר בגלוי על עסקי החברה הרלוונטית או לא לשאול שאלות של הצוות שלהם ליצור מחסומים לתקשורת כי לא צריך להתקיים.
- חוסר שיחה. כמובן, הדרך הטובה ביותר לתקשר היא לנהל שיחה. בימים אלה, אנשים נוטים יותר לטקסט או לדוא"ל כאשר יש להם בעיה לדון בהם. זה סוג של שיחה חד צדדית לעתים קרובות מוביל לאי הבנות מיותרות ותסכול, והוא יכול להיות בזבוז זמן. נושא שניתן לטפל בו בשיחה ישירה, של 15 דקות, פנים אל פנים, הופך להיות חילופי דאגה של חרדת יום-יום, שאין לה פתרון.
- גבולות פיזיים. כאשר ההנהלה מבודדת את עצמם בקומה אחרת של הבניין משאר כוח העבודה או צוותי עבודה מוקצים למשרדים נפרדים, נוצרים מחסומים פיזיים המביאים לתקשורת גרועה.
- הבדלי אישיות. רוב הסיכויים שיש לך כמה סוגים של אישים צפים סביב העסק שלך. יש גם סיכוי טוב כי כמה אישים אלה פשוט לא רשת ויש להם סגנונות תקשורת שונים, אשר להוביל אי הבנות, סטריאוטיפיזציה ושקט.
- חוסר בהירות. כאשר התמודדות עם בעלי עניין, לקוחות וצוות, חשוב להיות מדיניות החברה ברורה. לא עושה זאת לעתים קרובות יוצר בלבול ותסכול שמוביל אנשים לא רוצה לעשות איתך עסקים.
אם אתה לוקח קצת זמן להעריך את מקום העבודה שלך כדי ללמוד איך אנשים מתקשרים, סביר להניח למצוא אלה דוגמאות נפוצות אחרות של מחסומים לתקשורת. חלק יכול להיפתר מהר יותר מאשר לאחרים, אבל כולם דורשים השתתפות מוכנה ומיומנויות תקשורת טובות מהצוות שלך.
דוגמאות חסמי תקשורת
לא כל המחסומים לתקשורת ברורים. זה אולי נראה כאילו אתה משוחח להיות פרודוקטיבי, אבל זה לא רק מאוחר יותר כי אתה מבין שום דבר למעשה יש להשיג. הנה איך פגישה צוות עם מנהל יכול להיות מנוקב מחסומי תקשורת:
הקבוצה נפגשת בשעה 10:00 עם המנהל כדי לעבור על אירוע הרשת הקרובה. חברי הצוות מגיעים מיד, אך המנהל מנהל שיחת טלפון. כולם יושבים בחוסר מנוחה בחדר, בלי לדעת מתי השיחה תסתיים וכאשר המפגש יתחיל.
עשר דקות לאחר מכן, מנהל את תשומת הלב שלו על האנשים בחדר ומבקש סדר יום לפגישה. לאף אחד אין כזה, אז מישהו זוחל לכתוב מהר. תוך כדי כך, מנהל מקבל מוסחת על ידי שיחת טלפון נוספת, אחת הדורשת ממנו לעזוב את המשרד בתוך 15 דקות להיפגש עם מישהו מחוץ לאתר. התוצאה היא מפגש מואץ שבו אנשים לא שואלים הרבה שאלות כי הם רוצים לכסות כמו חומר רב ככל האפשר בזמן מוגבל עכשיו זמין.
לאחר שהפגישה הסתיימה וכולם חוזרים למשרדיהם, הצוות יכול להבין כמה דברים: הם לא כיסו כמה פריטים חשובים שצריך לדון בהם, הם הרגישו מהירים ומבוטים על ידי המנהל בזמן שניסו לדון במה שהם מכסים והם אינם נמצאים עוד בתכנון שלהם לאירוע הרשת הקרוב יותר מאשר לפני הפגישה. חסמי תקשורת הביאו לבזבוז זמן וחוסר פרודוקטיביות לכל המעורבים.
חסמים אחרים לתקשורת הם בוטים, כמו חבר צוות שחסר לך את מועד ההקצאה שלך בלי לתת לך סיבה או מנהל שמנגן ומשחק עם הטלפון שלו בכל פעם שאתה מנסה לנהל שיחה. זה יכול להיות אדום ארגונית המונעת רעיונות חדשים מאי פעם באמת מגיע לידי ביטוי או חוסר intraoffice socialising בקרב עובדים ברמות שונות של העסק.
בעיות תקשורת חיצוניות
אם אתה בעסק המשרת לקוחות, תקשורת חיצונית חשובים באותה מידה. לדוגמה, אם אתה לא ברור לפרסם כמה זמן מחירי המכירה בתוקף, אתה עלול בסופו של דבר עם לקוחות נלהבים מתעקש שהם משלמים רק מה מחיר המכירה הוא חודש לאחר מכן. אם אתה מספק מידע על שירות הלקוחות באתר האינטרנט שלך, אך אין דרך ישירה ליצור קשר עם מחלקת שירות הלקוחות שלך, אתה עלול בסופו של דבר עם תלונות הציבור על דפי מדיה חברתית שלך במקום תלונה אחת שיכול היה לטפל במהירות ובפרטיות.
לא משנה אם מחסומי תקשורת ברורים או מתוחכמים, הם לא עושים דבר כדי לעזור לעסק להצליח. למעשה, הם יכולים בסופו של דבר לגרום לבעיות הרבה יותר ממה שאתה צופה.
דאגות של מחסומי תקשורת
אתה עשוי לחשוב שאתה לא צריך לבזבז זמן לעבוד על התקשורת בעסק שלך, אבל יש השלכות רבות על התעלמות מבעיות תקשורת. חסמי תקשורת מובילים לעובדים מתוסכלים ולקוחות שאינם מרגישים שהם נשמעים. כאשר זה קורה, הצוות הופך פחות מוטיבציה, המוביל חוסר פרודוקטיביות, יצירתיות וחדשנות. אי לתקשר בצורה יעילה עם לקוחות ולקוחות יכול אפילו להוביל לעסקים אבודים.
אם העובדים לא מרגישים כי מה שהם אומרים או יש להם השפעה כלשהי, הם עלולים להפסיק לדבר לגמרי ולא לתקשר כאשר משהו לא בסדר או כאשר המועד האחרון הולך לפספס. התוצאה היא חוסר יעילות, טעויות ותרבות חברה המעודדת בידוד במקום עבודת צוות.
כאשר אנשים לא מרגישים שיש להם ערוצים פתוחים לתקשר, רבים לסגור ופשוט לעבור את התנועות שלהם בעבודה. זה כנראה לא מה שאתה רוצה שיקרה בחברה שלך, ולכן יש צורך לתעדף תקשורת טובה בין הצוות שלך חיצונית עם לקוחות, ספקים ולקוחות.
כיצד להתגבר על מחסומי תקשורת
הדרך הטובה ביותר להתגבר על מחסומי תקשורת היא למנוע אותם מלכתחילה. הדבר נעשה על ידי הגדרת מדיניות מוגדרת בבירור עבור העסק שלך המעודד תקשורת. זה יכול להיות פשוט כמו הגדרת מפגש בוקר קצר כדי לטפל בבעיות ופרויקטים או היררכיה מורכבת יותר אשר קובע מי לדבר כאשר מתרחשת בעיה. בדרך זו, כולם יודעים שיש להם סיכוי להישמע.
מדיניות תקשורת זו צריכה להיכתב ולסקור עם כל העובדים החדשים, כמו גם נבדק באופן שוטף ומעודכן כדי לשקף את הטכנולוגיה הנוכחית ואת נוהלי החברה. במידת הצורך, אימון במיומנויות תקשורת ומדיניות התקשורת הספציפית שלך יכול להיות שימושי, במיוחד עבור אלה שאינם הטובים תקשורת.
גם כאשר אנשים יודעים שיש להם מוצא להישמע, זה עדיין חשוב לעובדים להשתתף באופן פעיל בשיפור התקשורת ברחבי החברה. עודד את הצוות שלך:
- שיחה אישית. כאשר אפשר, לנהל שיחה באופן אישי. בדרך זו אין בלבול לגבי הטון או המשמעות. אם יש, זה יכול להיות מטופל מיד, ביטול frustrations ו miscommunication. עודד את הצוות להרים את הטלפון ולדבר אם הם לא יכולים להיפגש באופן אישי, במיוחד אם הנושא הוא מסובך. השתמש רק בדוא"ל ובטקסט כאשר זהו אתר נופש אחרון או לשאלה מהירה.
- הגבל הסחות דעת. השיחות מחייבות הן דיבור והן הקשבה. ודא שאתה באמת מקשיב על ידי הגבלת הפרעות, להניח את הטלפון שלך ולהתמקד במה שהאדם השני אומר. זה יעזור להתגבר על מחסומי תקשורת ולהפוך את האדם האחר מרגיש שמעו מוערך. הסחות דעת צריך להיות מוגבל בין אם באופן אישי או בטלפון.
- יש מדיניות דלת פתוחה. עודד מדיניות דלת פתוחה כדי שאנשים ידעו שהם יכולים לדבר עם מנהלים או עם צוותים אחרים בכל עת שהם צריכים. מדיניות זו אמורה להתרחב לבעלי העניין ולקוחות, אשר צריכים להרגיש כאילו הם יכולים להגיע לאדם המתאים בחברה שלך בכל עת שיש להם בעיה או דאגה.
- יצירת הזדמנויות חברתיות. אנשים נוטים יותר להתעסק עם אנשים שהם מכירים. יצירת הזדמנויות חברתיות בתוך החברה שלך ואת האירועים ברשת עבור לקוחות חיצוניים יכול לעזור לאנשים להכיר אחד את השני ולפתוח את קווי התקשורת. ברגע שאנשים נפגשו והיתה להם שיחה, סביר להניח שהם ירגישו נוח יותר לדבר בעתיד.
- תשאיר את זה פשוט. עוד מכשול משותף לתקשורת מנסה לעשות רושם טוב. תהיה עצמך. תעזוב את הז'רגון או את אוצר המילים הפורמלי תמורת סיפורים אישיים ושפה ברורה ומתמצית. להיות ידידותי, חם ואמיתי. אם זה יחסים מקצועיים, לשמור על הגבולות שלך תוך עדיין רגיש לנושא בהישג יד.
- להיות מאשרת. חשוב להכיר בחוויות של אנשים אחרים ולהגיב בהתאם. שעונים על שפת הגוף ועל הרגשות, כמו גם להקשיב את המילים להיות מוחלף. להיות מכובד את המידע שאתה מקבל וכל הרגשות שעולים. שאל שאלות, היה חיובי ולספק משוב מועיל ותומך כאשר אתה יכול.
- שקול תרבות. שים לב לביטויים, למחוות ולאמונות דתיות ופוליטיות הקשורות לתרבויות שונות בזמן שאתה משוחח כך שהמסר שלך לא יתגלה בצורה שגויה. חשוב גם לבדוק כל הכללות וסטריאוטיפים על קבוצות תרבותיות לפני שקופצים למסקנות. איך אנשים חושבים, מגיבים ורואים את העולם יכולים להשתנות במידה רבה בגלל התרבות.
- סדר עדיפויות. התמקד רק במידע שברצונך להעביר במקום לעשות מידע dump. מידע רב מדי בבת אחת יכול להוביל המאזין להיות המום, וכתוצאה מכך חוסר פעולה. על ידי הצגת מידע רלוונטי בלבד, אתה מבין בצורה ברורה יותר מה חשוב ומה על הנמען לעשות.
- תקן את שפת הגוף שלך. תקשורת לא באה רק ממילים. זה גם מגיע מהגוף שלך. איך אתה יושב ומזוז בעת שיחה עם מישהו לעתים קרובות אומר הרבה יותר מילים מאשר אי פעם. ביצוע קשר עין ושימוש במחוות לא מילוליות מתאימות עובר דרך ארוכה. הימנע נראה מוטרד, הדגיש או מוסחת כדי למנוע ממישהו לרצות לדבר איתך.
עם כמה מוגדרים בבירור מדיניות, אימון בפועל, אתה יכול למנוע מחסומי תקשורת מ להאט את העסק שלך, אשר יגביר את היעילות.
