ארגון עסקי טיפוסי משיג את עומס העבודה שלו על ידי יצירת סדרה של משימות המבוצעות ומבוצעות לפי הצורך. משימות אלה יכולות לכלול חומרי רכש, מכירת שירותים, שכירת עובדים או מענה ללקוחות. הצבתן של משימות אלה בסדרה של מערכות מאורגנות וקשורות זו בזו עשויה להועיל לחברה על ידי החדרת יעילות וסדר ליום העבודה ובסופו של דבר להגדיל את השורה התחתונה. מערכות העבודה מאפשרות למשימות היומיומיות לפעול באופן מתואם ולספק מסגרת בסיסית לייצור שירותים ומוצרים.
הגדר את המערכת
מערכת עבודה היא מאמץ קולקטיבי והיא מתוכננת כאשר משימה מסוימת או מטרה מזוהה כמו הדורשים יותר מאדם אחד להשיג. מערכות העבודה משלבות טכנולוגיה, מידע ומשאבים עסקיים ליצירת שירותים או מוצרים ללקוחות חיצוניים ופנימיים כאחד. אדם או אנשים המגייסים אחרים לפעול בתוך מערכת העבודה חייבים קודם להגדיר ולארגן את המערכת שתאפשר את המטרה להיות מושגת. המערכת חייבת להיות מוגדרת כדי לדעת אילו עובדים ומכונות נדרשים, מה כל אחד יעשה ואיך המערכת תזרים ממשימה אחת לאחרת עבור יעילות מקסימלית.
סוגי מערכות עבודה
אין סוג יחיד של מערכת עבודה קיים כי הרעיון של מערכת העבודה הוא פגז כי ניתן למלא את מטרות הארגון ואת הצרכים. דוגמאות למערכות עבודה כוללות מערכת מידע, שרשרת אספקה, שירות לעובדים או ללקוחות ולמערכת שאליה נכנס הקונה בעת הזמנת מוצר מהארגון. אתרי מסחר אלקטרוני יכול גם להיחשב מערכות עבודה כי לבצע משימות כגון שיווק, שירות לקוחות או ניהול עסקאות.
מערכות עבודה מסוימות מתוכננות לבצע משימה ולאחר מכן לסיים, כגון פרויקט מיוחד (ועידה, איסוף נתונים) או מוצר המיוצר לזמן מסוים ולאחר מכן הופסק. מערכות עבודה אחרות עשויות לקשר יחדיו ליצירת מערכת עבודה גדולה יותר, כגון מערכת העבודה שמייצרת מוצר. לדוגמה, מערכות ייצור מוצרים (קווי ייצור) מקשרות את שרשרת האספקה של מערכת האספקה (רכישות חומרים), את מערכת העבודה לתכנון (הנדסה) ואת מערכת העבודה של האריזה (מייצרת מוצר מוכן לרכישה).
אלמנטים של המערכת
כל מערכות העבודה מכילות סדרה של אלמנטים המשפיעים על מערכת העבודה. האלמנטים תלויים זה בזה ופועלים יחד כדי ליצור מערכת שלמה. גורמים אלה כוללים את העובד, את המשימה, את מבנה הארגון, את מדיניות הארגון ואת הנחיותיו ואת נוהלי המנהיגות של הארגון.
העובד יכול להיות עובד או עובד קבלן. המשימה בהישג יד כוללת מה צריך לעשות ואיך המשימה צריכה להיות מושגת. מבנה הארגון כולל את הפרטים, את התפקידים בחברה ואת האופן שבו התפקידים מתייחסים לעבודה שתעשה. מדיניות הארגון כוללת הסכמים, כללים והצהרות המכתיבים את אופן השלמת העבודה.נוהלי מנהיגות בארגון הבקרה ומכוונים את ההישגים של מערכת העבודה ומסייעים בשמירה על מיקוד ומוטיבציה.
מסגרת בסיסית
למרות שמערכות העבודה משתנות מאוד בין הארגונים, יש מסגרת בסיסית של רכיבים שניתן להשתמש בהם כדי למלא את מערכת העבודה. רכיבים אלה כוללים את המשתתפים, הפעילויות והתהליכים, הטכנולוגיות, המידע או הנתונים, הסביבה הפיזית, אסטרטגיות התהליך והתוצר הסופי. רכיבי המסגרת משתלבים עם האלמנטים כדי לייצר את מערכת העבודה.
תיקון מערכות עבודה
הדינמיקה של תיקון מערכת עבודה קיימת יכולה להיות מושגת על ידי הטלת מערכת שלבים על מערכת העבודה. "מחזור עבודה חדש", פיתוח (דרישות חדשות) ויישום (התקנה, הדרכה, בדיקה), המכונה מחזור חיים של מערכת העבודה, מתוארים כפעולה ותחזוקה (שיפורים שוטפים). שינויים מתוכננים ובלתי מתוכננים ושינויים עשויים להתרחש בעת שימוש בארבעת השלבים האלה. השינויים המתוכננים משתמשים בכל ארבעת השלבים, ושינויים לא מתוכננים או בלתי צפויים מתרחשים בכל שלב בצורה של הסתגלויות, ניסויים ותיקונים.
