דוחות סטטוס הפרויקט שולטים במסמכים עבור כל מי שמנסה לנהל פרויקט, בין אם מדובר במשרה של אדם אחד או בעבודה של מאות אנשים במיקומים מרובים. דוח מצב הפרויקט משמש סיכום תמציתי של התקדמות הפרוייקט, תאריך השלמתו הצפוי והפעולות שננקטו בו מאז נערך דוח מצב הפרויקט האחרון. זה עוזר למנהלים לשמור על המסלול ולזהות בעיות מוקדם מספיק כדי ליצור פתרונות משמעותיים.
סיכום הפרויקט
דוח מצב הפרויקט מתחיל בדרך כלל בתיאור קצר של האלמנטים החשובים של הפרויקט. סעיף זה או בלוק זה מזהים את שם הפרויקט, תאריך הדוח, האחראי על הפרויקט או על מחלקת הניהול שלו ועל הצהרה על מטרת הפרויקט. זה עשוי לכלול גם פרטים ליצירת קשר, כגון מספרי טלפון או כתובות דוא"ל של חברי צוות מפתח הפרויקט. סעיף זה לא סביר לשנות הרבה במהלך הפרויקט והוא מועתק לעתים קרובות דו"ח מצב אחד למשנהו עם רק את התאריך מתעדכן.
משלוחים
סעיף המתאר את תוצרים הפרויקט הוא המפתח לדו"ח מצב הפרויקט. סעיף זה צריך לרשום את התוצרים ולתת את המצב הנוכחי שלהם מילה או שתיים. לדוגמה, גיליון מוצר ההשקה של המוצר עשוי להיות כזה תוצרים כמו פרסום הדפסה, צד השקת הספק, להציג להציג דוכן המסחר ויצירות גיליון המחיר. ליד כל משלוח, מנהל הפרויקט צריך לכתוב דברים כמו "שלם" או "הורה" או "על המדפסת." זה משמש סיכום של הפרויקט עם משימות מפורטות יותר המפורטים בסעיף ציר הזמן.
צירי זמן
ציר הזמן של המשימה הוא האלמנט של דוח מצב הפרויקט, אשר לעתים קרובות מקבל את הבדיקה ביותר. סעיף זה אמור לפרט את העבודה שהושלמה מאז הדוח האחרון של מצב הפרויקט, איזו עבודה צפויה בתקופה הבאה ותאריכים כאשר המשימות צפויות להסתיים. דוחות רבים על מצב הפרויקט מציגים זאת ברשת עם תאריכים שניתנו להשלמה הצפויה ולהשלמה בפועל. מנהלי פרויקטים רבים בוחרים בקוד צבע זה עם צבעים שונים המייצגים משימות אשר על לוח הזמנים, לפני המועד, מאחורי לוח הזמנים, הושלמה או בהמתנה.
הערות, המלצות והסברים
דוח מצב הפרויקט צריך גם לרשום כל דגלים אדומים, בקשות לשינוי או אתגרים שהפרויקט פונה. זהו מקום שבו יש צורך במשאבים נוספים או היכן מועדי האספקה ישתנו. סעיף זה יכול גם לדווח כיצד אירועים בלתי צפויים השפיעו על הפרויקט, כגון בעיות תוכנה, אספקה מאוחרת מספק או באספקה פגומה. חלק ממנהלי הפרויקטים יפרידו בין חלק זה לדוח ויציגו אותו במסמך נפרד שהם מצרפים לדוח מצב הפרויקט.
