על פי מסמך הסוכנות להגנת הסביבה של ארה"ב (EPA) "הנחיות להכנת נהלי הפעלה סטנדרטיים", "הפיתוח והשימוש ב- SOPs מהווים חלק בלתי נפרד ממערכת איכות מוצלחת, שכן היא מספקת לאנשים מידע לצורך ביצוע עבודה כראוי ומאפשר עקביות באיכות ובשלמות של המוצר או התוצאה הסופית. " לפיכך, ההכנה הנכונה של SOPs היא המפתח להנחת היסוד להשגת תהליכים עקביים. על ידי ביצוע מספר שלבים כלליים, תוכל להכין SOPs לשימוש בארגון שלך.
זהה אילו תהליכים או תהליכים בארגון שלך דורשים תיעוד כדי להתבצע באופן עקבי ואילו אנשים מתאימים ביותר למחבר את SOP המשויך. ניתן להשתמש בגישת צוות לזהות הן את הצורך ב - SOP והן לכתוב את ה - SOP.
קביעת מערכת מספור על מנת להבטיח בקרת מסמכים נאותה של SOPs שלך. מערכת מספור צריכה להיות גמישה מספיק כדי לאפשר מספר כלשהו של SOPs וכל מספר תיקונים עבור SOPs בודדים. יש לעצמך או אדם שהוקצה לפקח מסמך לשמור על רשימת המאסטר כך לא מספרים כפולים משמשים.
לפתח תבנית SOP שכל SOPs ארגוניים יבואו באמצעות תוכנת עיבוד תמלילים. עבור פרוצדורות מנהליות או פרוגרמטיות, התבנית צריכה להכיל, לכל הפחות, עמוד שער, נהלים (כולל מטרה, היקף, סיכום, הגדרות, הכשרויות כוח אדם, הנוהל עצמו, רשימות תיוג וניהול רשומות), בקרת איכות והפניות. עבור תהליכים טכניים או מעבדה, התבנית צריכה להכיל, לכל הפחות, את כל הסעיפים עבור פעולות SOP של ניהול הרשומות למעלה, בנוסף למידע בטיחותי, זהירות, הפרעות, ציוד ואספקה במקטע הנהלים.
כתוב נוהל הפעלה סטנדרטי על איך לכתוב פרוצדורות הפעלה סטנדרטיות עבור הארגון שלך, הידוע בכינויו "SOP על SOPs". השתמש בתבנית המפותחת וציין את הציפיות שלך לגבי האופן שבו כל SOPs צריך להיות מוכן, למשל, מי מזהה את הצורך, מי מקצה את המספר, איזה פורמט להשתמש וציפיות עבור מה צריך להיכלל בכל סעיף.
הכן את שאר ה - SOPs שלך בהתאם לשיטה שנקבעה ב - SOP ב - SOPs, תוך ביצוע שינויים קלים לשיפור תהליך ההכנה מבחינת הזמן והאיכות של המסמכים המתקבלים.
טיפים
-
תראו כמה דוגמאות SOP כפי שאתה יכול לפני הכנת שלך.
אזהרה
ודא שתבנית SOP שלך היא סופית לפני הנפקתה. כל שינוי אומר שאתה חייב לשנות כל SOP שנכתב באמצעות תבנית זו.
