הפרוטוקולים הם תיעוד מפורט של פגישה. פרוטוקול שיא נושאים של שיחה, פעולות הדרושות והחלטות שנעשו. דקות להבטיח כי יש תיעוד רשמי של הפגישה, גם תיעוד מי היה בפגישה ומי היה נעדר. בדרך כלל, אדם אחד נבחר לשמור את הפרוטוקולים, בדרך כלל מזכיר או גזבר. אם ניתנה לך הזדמנות לשמור דקות לפגישה, יש כמה דברים שכדאי לזכור כדי להבטיח לך להקליט אותם מקצועית.
פריטים שתצטרך
-
עט או עיפרון
-
מחברת
-
מכשיר הקלטה
-
מחשב
רשום את השעה, התאריך והמקום שבהם הפגישה התקיימה בראש הדף במחברת.
השתמש במכשיר הקלטה שתוכל להפעיל מאוחר יותר כדי לסייע לך בכתיבת דקות שלמות.
רשום את שמות המשתתפים. כמו כן לרשום את שמות האנשים שהיו צפויים להיות בפגישה אבל נעדרים. ייתכן שתצטרך לציין את היעדרותם. אם כן, אתה יכול לציין "מסולק" בסוגריים ליד שמו של האדם.
עקוב אחר סדר היום של הפגישה. מנהלים מרכזיים מקבלים בדרך כלל את סדר היום לפני הפגישה, וזה יעזור לך להקליט כל נושא דנו על מנת.
שימו לב לנקודות העיקריות שנעשו לכל נושא על סדר היום. הפרוטוקולים צריכים לשים לב לכל ההחלטות או המעקב הדרוש לכל פריט סדר יום.
הוסף את המילה "פעולה" תחת כל פריט סדר יום שיש לו פעולה נדרשת מחבר מועצת המנהלים או מהמשתתף. כאשר אתה מקליד את ההערות שלך, להפוך את המילה "פעולה" מודגש ב נטוי, ולשים אותו שורה משלה; זה עושה את זה קל למצוא ומסייע לעקוב אחר מי צריך לעשות מה.
לכתוב או להקליד כל "עסקים אחרים" כדי לסמן את כל הנושאים שנדונו מעבר לאלה המפורטים על סדר היום לציין מי היה אחראי על הפריטים האלה בפגישה.
ציין בדקות שלך את הזמן המוסכם, התאריך והמקום של הפגישה הבאה.
היכנס בדקות שלך. השורה האחרונה של דקות מוקלד שלך צריך לכלול את השם שלך ואת הכותרת, קודמת על ידי ביטוי כגון "דקות נרשם על ידי."
טיפים
-
ודא שהתקן ההקלטה מחובר, נטען במלואו או בעל סוללות נוספות.
