דוחות ניהול פרויקטים מספקים עדכון התקדמות בפרויקט ספציפי. הם כתובים בדרך כלל באבני דרך בפרויקט, אך הם עשויים להתבקש על ידי הלקוח או המפקח בכל עת. דוחות ניהול פרויקטים חשובים משום שהם מאפשרים למנהל הפרויקט להעריך את ההתקדמות על ידי השוואתה לתוכנית המקורית. זה מאפשר למנהל לתקשר ולהסביר כל שינוי, עיכובים, בעיות חיוביות לכל בעלי העניין. דוחות ניהול פרויקטים לא צריכים להיות ארוכים, אבל צריך לטפל בכל ההיבטים של הפרויקט.
לספק את פרטי הזיהוי של הפרוייקט: שם הפרויקט, מספר הפרוייקט (אם קיים), שם הלקוח, אנשי הקשר אם הלקוח הוא עסק או ארגון, תאריך תחילת הפרויקט והכתובת שבה הפרויקט מתבצע, אם ישים. כמו כן ציין את שמו של מנהל הפרויקט (PM), שם האדם שכותב את הדוח אם המחבר הוא אדם אחר מאשר ראש הממשלה, ואת התאריך שבו הדו"ח נכתבים.
רשום את שמות כל הצדדים אליהם יחולק דוח ניהול הפרויקט. כלול את כל הקבלנים, העובדים, המפקחים או אנשי הקשר של הלקוח אשר יקבלו עותק של הדו"ח. כלול "קובץ" בתחתית הרשימה כדי לציין כי עותק של הדו"ח הושם בקובץ הפרוייקט.
להעריך את היקף הפרויקט הנוכחי לעומת היקף הפרויקט המקורי. שים לב לשינויים שנעשו וכלול גם את שם הגורם שביקש את השינוי ואת שם הצד שאישר את השינוי.
להעריך את הפרויקט הנוכחי ציר הזמן נגד ציר הזמן המתוכנן. להסביר כל עיכובים או רווחים ולהצהיר איך הם ישפיעו על ציר הזמן הכולל. ציין אם העיכובים נפתרים או שאינם פתורים. עבור עיכובים לא פתורים, להסביר את התוכנית כדי להתגבר על הבעיה ואת המדינה כאשר אתה צופה את הבעיה כדי להיפתר. אם תאריך ההשלמה השתנה, ציין תאריך השלמה חדש.
השווה את התקציב הנוכחי לתקציב המקורי. קחו את שני העלות (הסכום שהספק משלם בעבודה ובחומרים כדי להשלים את הפרויקט) ואת המחיר (מה הלקוח ישלם עם השלמת הפרויקט). זכור לכלול שינויים במחיר או במחיר הנגרמים משינויים בהיקף. צרף תקציב פרוייקט מעודכן, אם רלוונטי.
השווה את סביבת הסיכון הנוכחית לטופס הערכת הסיכון המקורי. המדינה אשר הסיכונים בוטלו ואשר נמצאים עדיין. רשימת כל הסיכונים החדשים שהתעוררו יחד עם התקציב הפוטנציאלי שלהם ואת ההשלכות על ציר הזמן. הצע תוכנית למניעת סיכונים חדשים או להגיב עליהם.
חתום על המסמך. אם המסמך הוא יותר מעמוד אחד, ראשית כל דף. נהלי החברה דורשים גם שהמפקח ו / או הלקוח יחתמו על כל דוחות ניהול הפרויקט.
טיפים
-
אל תשכח לכלול את החדשות הטובות! כלול את כל החיסכון בעלויות ובזמן בדוח.
מסמך שגיאות הספק המשפיעים על ציר הזמן או התקציב. ייתכן שתוכל לגבות ספקים תשלום עבור זמן אבוד או כסף.
