איך לכתוב תוכנית ניהול פרויקטים

תוכנית ניהול הפרויקט מזהה יעד מדידה לטווח קצר החברה ואת המשימות, שהוקצו משאבים כמות מפורשת של הזמן הדרוש להשגת מטרה זו. העבודה של כתיבת תוכנית ניהול פרויקטים נופלת בדרך כלל למנהל הפרויקט, הנושא באחריות מלאה למעקב, מדידה ודיווח על התקדמות כל משימות הפרויקט כנגד התקציב וקו הזמן, וכן זיהוי כל ההבדלים בין ההנהלה הבכירה - תוכנית מאושרת. תוכניות ניהול פרויקטים כוללות בדרך כלל מסמכים נלווים (למשל, תרשימי Gantt, מבנה פירוט עבודה (WBS), תוכניות תקציב, תוכניות משאבים, רשימות תלות משימות) המסייעים למנהל הפרוייקט לעקוב אחר ההתקדמות הכוללת של הפרויקט.

שיתוף פעולה עם ההנהלה הבכירה להגדרת היקף הפרויקט ויעדיו. ודא כי משך הפרויקט הוא לטווח קצר (לא יותר משלושה עד שישה חודשים), לזהות את תקציב הפרויקט ואת קו הזמן (לדוגמה, מוצר חייב לשגר או הספינה עד תאריך מסוים, לא יותר מאשר עלות מסוימת) ולהחליט אשר חייבים להשתתף בפרויקט זה כדי להצליח.

לזהות כל אילוצי מיקור חוץ או תקציב, סיכונים או בעיות קריטיות בזמן שעלולות להשפיע על השגת מטרת הפרויקט. אם אתה להקצות אנשים לצוות הפרויקט שיש להם אחריות אחרות באותו זמן כמו התוצרים שלך, זה יכול לשים את הפרויקט שלך בסיכון.

עבוד עם חברי צוות הפרויקט כדי לבנות את מבנה התפלגות העבודה שלך. רשימה של שלבי הפרויקט, משימות ואבני דרך (משימות ללא משך זמן) ב- WBS, כך שאתה יודע מי עושה מה ומתי הם עושים את זה. WBS הוא חלק בלתי נפרד מתוכנית הפרויקט.

הגדרת סקירות תקופתיים על קו זמן עבור צוות הפרויקט, ולזהות כאשר ההנהלה הבכירה יכולה לצפות דיווחים על התקדמות הפרויקט, כולל מה הטופס ייקח.

עבוד עם חברי צוות הפרויקט כדי לבשר את כל המסמכים והתוכניות התומכים בהם באופן ספציפי (למשל, תוכניות תקציב, תוכניות משאבים, רשימות תלות משימות) וצרף אותם לתוכנית ניהול הפרויקט.