העברת המשרד כולו דורש אנשים רבים, מועדים צפופים ודרישות ספציפיות מאוד. שימוש בכלים לניהול פרויקטים, כגון אמנת הפרויקט, יכול לאזן את הציפיות של בעלי העניין בפרויקט ואת היכולות של צוות הפרויקט שלך: על ידי הגדרת היקף שלך מוקדם אתה יכול לשמור על שלמות הפרוייקט שלך ולהגדיר מטרות סבירות, בר השגה. בעוד רוב תבניות שכר מיועדים לבנייה או פרויקטים של תוכנה, זה לוקח רק כמה התאמות כדי לגרום להם לעבוד על המעבר שלך.
הסבר את מקרה העסק שלך. כלול את הסיבות למעבר, לדוגמה: מגבלות רגולטוריות, כספיות או הרחבה. שם חסות הפרויקט ומנהל הפרויקט. בנוסף, להציג את המסמך ואת המבנה שלה.
הגדר את היקף הפרויקט. זהו החלק החשוב ביותר באמנה שלך: להיות ספציפי מאוד. ציין אם הצוות שלך אחראי להקצאת שטחי משרדים חדשים עבור אנשים, חיבור מחדש של רשת התקשורת, הקמת תוכניות לניהול מתקנים, או רק העברת רהיטים.
רשימת בעלי עניין, חברי צוות ואחריות. לבעלי העניין אכפת אם הפרויקט הוא הצלחה, אך ייתכן או לא יכול לבצע משימות הפרויקט. כלול חברי צוות פנימיים וחיצוניים, כמו כל חברה נעה או כלי עזר, שיידרשו כדי לסיים את המהלך. קבע אילו צוותים אחראים לכל רכיב המופיע בסעיף ההיקף.
יצירת ציר זמן ברמה גבוהה עבור תוצרים הפרויקט שלך. לוח הזמנים של הפרויקט שלך יגדיר תאריכים ספציפיים, אבל להשתמש במרחב זה כדי לתת לבעלי העניין מושג כללי לגבי מה לצפות. הם יהיו חתימה על האומדנים שלך, כך להיות מציאותי ככל האפשר.
לסכם את סיכוני הפרויקט ותלות. לפרויקט גדול יהיה מסמך ניהול סיכונים נפרד, אולם עליך להדגיש כל גורם ידוע שעלול לעכב את המהלך. נושאים אלה עשויים לכלול בדיקות כושלות, נזקים לנכסים בדרך או טכנאי רשת מאוחרים, לדוגמה.
קבל לחתום על הפרויקט שלך. אמנתך צריכה להסתיים עם רשימה של מסמכים נוספים שייווצרו כחלק מתכנון הפרויקט שלך. השאירו מקום לכל בעלי העניין המוגדרים בשלב 3 כדי לחתום רשמית על הפרויקט שלך.
טיפים
-
כוונן מחדש את הסעיף המסורתי "בדיקה" בפרויקט תוכנית תוכנה לביצוע בדיקת אבטחת איכות על המרחב החדש, לדוגמה: האם מערכת האבטחה פועלת, כל ההרחבות של הטלפון ניתנות כהלכה, בין גורמים אחרים. הקפד לזכור את חברי הצוות החיצוני בעת יצירת יחסי תלות בפרויקט. לדוגמה, את השולחנות לא ניתן להעביר עד השטיח החדש מקבל מותקן.
