תוכנית רכש הפרויקט מתאר ומסמך את כל הרכישות של ספקים חיצוניים, כי יהיה צורך לתמוך בצרכים של פרויקט מסוים. פרויקט עשוי להזדקק למחשבים, נייר או אספקה אחרת בהתאם לאופי הפרויקט. התוויית צרכי הפרויקט וכיצד ירכשו הציוד יאפשרו תקציב נאות ותכנון תקין. תוכנית רכש טובה גם לתת צעדים ספציפיים על איך ליזום ולבצע רכישות. זה יבטיח כי כל ההצעות מוענקות למדי הם האינטרסים של החברה.
הגדר את הדרישות של התוכנית. כלול את כל המטרות של התוכנית. לדוגמה, קבלת סחורות מן הספקים הטובים ביותר במחיר הנמוך ביותר.
רשום את צוות הרכש. רשימה זו תכלול את כל הצדדים שיכללו בהחלטות הרכש. כלול שמות ופרטי איש קשר עבור כל אדם או קבוצה.
לתעד את ההצדקה לרכש. כלול את הסיבות כי החומרים הדרושים וכיצד הם ישמשו. זהה את הפריטים שיירכשו במהלך חיי הפרויקט. כלול את כמות הפריטים הדרושים.
בניית קו זמן המזהה את כל הרכישות שיבוצעו לאורך הפרויקט. רכישת אספקה בכמויות גדולות או בזמנים מסוימים של השנה עלולה לגרום לחיסכון. כלול פרטים אלה כחלק משורת הזמן.
הגדרת תהליך בחירת הספק. זה כולל את כל השלבים הנדרשים כדי לקבל הצעות. קביעת מספר מינימלי של הצעות אשר יתקבלו לפני בחירת הספק. פירוט כל חוזה או תנאי תשלום שיש להסכים עליהם לפני בחירת הספק.
צור רשימה של משימות שיש לבצע כדי לרכוש פריט. זהה את כל הניירת שיש למלא כדי לעבד הזמנת רכש. הזמנות רכש עשויות להיות מאושרות על ידי ההנהלה.
טיפים
-
בדוק את תוכנית הרכש באופן שוטף. שינויים בתנאי הספק וגורמי שוק אחרים עשויים להשפיע באופן חיובי או שלילי על התכנית. להתאים את התוכנית כדי להתאים בצורה הטובה ביותר את הצרכים העסקיים.
