תוכנית הפרויקט היא מסמך המשמש את מנהלי הפרויקט להגדיר יעדים, אסטרטגיות, פעולות, משאבים ומשימות עבור פרויקט מסוים. זה נעשה לאחר תהליך התכנון הגדיר את החזון ואת האסטרטגיה של הפרויקט. לאחר שהושלם, התיאורים של המרכיבים הספציפיים של התוכנית צריכים לאפשר לצוות להשלים את הפרויקט בתוך לוח הזמנים תוך עמידה ביעדי ביצועים ועלות. לאחר קביעת הפורמט לתכנון הפרויקט, ניתן להשתמש בו כמדגם למסמכי תכנון עתידיים.
הגדר את היקף הפרויקט. לספק תיאור קצר של הפרויקט ואת מטרותיו, כולל הצהרה קצרה על זמן ועלות.
יצירת מבנה פירוט עבודה. חלק זה של התוכנית מחלק את הפרויקט לחלקים לניהול ומאפשר הקצאה ושליטה על פריטים ספציפיים.
לפתח לוח זמנים לפרויקט. זיהוי אבני דרך ופרטים עיקריים להשלמה. לאחר מכן, על בסיס הפריטים המתוכננים, ליצור תקציב כדי להעריך את העלות במהלך הפרויקט, כמו גם את העלות עבור כל שלב ספציפי של הפרויקט.
ביצוע ניתוח סיכונים, הכולל סקירה של סיכונים פוטנציאליים וכיצד הצוות מתכנן לטפל בכל סיכון. השלמת חלק זה של תוכנית הפרויקט מביא סיכונים לחזית ומאפשר לחברי הצוות לנהל את הסיכונים בצורה יזומה יותר.
זיהוי תוכניות מיקור חוץ. אם מיקור חוץ מתוכנן עבור חלקים מסוימים של הפרויקט, כדאי לפתח תוכנית ממשק, תוכנית אישור עבודה ותוכנית רכש. תוכנית הממשק מפרטת כיצד יבוצעו חיבורים חיצוניים בפרויקט, בעוד שתוכנית אישור העבודה מפרטת את תהליך האישור, השחרור וההשלמה של המשימות. תוכנית הרכש עוסקת במפורש בסחורות ובשירותים ובפרטים על מועד הבקשה וביצוע השימוש בהם במסגרת הפרויקט.
כתוב תוכנית ניהול בעלי עניין כדי לתאר כיצד ינהלו כל קבוצה או חבר צוות, כולל תקשורת ותוכניות תכנון פרואקטיביות. חברי צוות בודדים או מיומנויות הנדרשים כדי לעמוד בתכנית בעלי העניין צריך להיות מפורט ברשימה נפרדת משאבי אנוש.
טיפים
-
ניתן להרחיב או למזער את תוכניות הפרוייקט בהתאם להשלמת העבודה. ללא קשר לגודל של הפרויקט, כל צריך את הפריטים החיוניים, כולל הצהרת מטרות, לוח זמנים ועלויות.
