עסקים, בתי חולים וסוכנויות ממשלתיות לעיתים קרובות מספקים דוחות ביצועים לציבור. דוחות ביצועים משווים תכונות ביצועים ליעדים שנתיים. דוחות ביצועים מופקים בדרך כלל פעם בשנה, אך ניתן להפיק אותם בתדירות גבוהה יותר.
דוחות ביצועים רשמיים כוללים מבוא, מידע רקע, הגדרת ערכי ביצועים ונתונים. רכיב חיוני של דוח הוא רשימה של הערכים המשמשים להשוואה בין ביצועים וביצועים. המדדים כוללים בדרך כלל הוצאות תקציב בפועל בהשוואה לתקציב, מכירות לשנה השוטפת בהשוואה למכירות משנים קודמות, ומספר תלונות הלקוחות שהתקבלו.
צור דוחות ביצועים
קבע וקבל את הערכים שישמשו בדוח הביצועים. לדוגמה, דוח ביצועי מכירות עשוי ללכוד מכירות לשנה הנוכחית בהשוואה למכירות בחמש השנים האחרונות, יחד עם מדדי שביעות רצון הלקוחות.
הזן את נתוני מדד הביצועים לתוכנה כגון Microsoft Excel. השתמש בעמודות נפרדות עבור כל קבוצת נתונים כדי ליצור טבלה המתארת את הערכים.
השתמש ב- Microsoft Word או בתוכנת עיבוד תמלילים אחרת כדי ליצור מסמך דוח ביצועים. השתמש בדף הראשון של המסמך כדי ליצור כיסוי לדוח הביצועים. כלול את התאריך, שם הדוח ושם העסק או הלוגו על הכריכה.
כתוב הקדמה עבור דוח הביצועים. ההקדמה צריכה לספק לקוראים הבנה טובה של דוח הביצועים.
לספק לקוראים מידע רקע רלוונטי ולהגדיר בבירור את הערכים המשמשים בדוח הביצועים.
הוסף טבלת נתונים של ערכי ביצועים למסמך. (ב- Microsoft Word, בחר באפשרות הוסף, טבלה, גיליון אלקטרוני של Excel).
הוסף סיכום ומספר המלצות בסוף הדו"ח. זה יספק לקוראים הבנה ברורה של הפעולות כי העסק לוקח כדי להמשיך לבצע היטב או להתגבר על מכשולים.
ציין הפניות ומקורות ששימשו בסיום דוח הביצועים.
טיפים
-
לפתח מתאר לפני הישיבה לכתוב דו"ח ביצועים. קבע ערכים באמצעות ניהול ועקוב אחר פריטים אלה במהלך השנה כדי לפשט את הדיווח.
