זה לעתים קרובות חסכוני עבור המעסיק לשאול עובדים לנהוג במכוניות שלהם כאשר בעבודה, ולא להשקיע ברכבים בבעלות החברה. עם זאת, זה מטיל עלות על העובד. ארגונים לעתים קרובות לשלם החזרים קילומטראז למשוך ולשמור על עובדים טובים. בעקבות ההנחיות של מס הכנסה פנימית להחזר הוצאות תפעול רכבים על בסיס קילומטראז 'מעניק המעביד והעובד יתרונות מס משמעותיים.
יסודות החזר קילומטראז '
בכל שנה, ה- IRS מפרסם תעריף סטנדרטי מעודכן עבור החזר דמי ניכוי מס. השיעור משקף את העלות הממוצעת של כלי רכב תפעוליים כמו מכוניות, טנדרים ורכבי שטח. לדוגמה, שיעור סטנדרטי עבור 2015 הוא 57.5 סנט לכל קילומטר. מס הכנסה קובע את שיעור ברמה המכסה לא רק דלק, אבל עלויות התפעול הרגיל, כולל ביטוח, רישיונות ותחזוקה. מעסיקים יכולים לעקוב אחר הוצאות הרכב בפועל, אבל בדרך כלל לא, שכן שימוש בשיעור הסטנדרטי עושה את ניהול נוסף מיותר. התעריף הסטנדרטי אינו מכסה פריטים כגון חניה או דמי אגרה. מעסיקים יכולים להחזיר את העלויות הללו כהוצאות עסקיות, אך יש לטפל בהן כפריטים נפרדים.
נסיעות עסקיות מותרות
מעסיקים יכולים לשלם רק פיצויי קילומטראז 'פטורים ממס בגין נהיגה בעבודה. משמעות הדבר היא כי העובד לא יכול לעשות שליחויות אישיות ועדיין לטעון את הנסיעה כהוצאה עסקית. לדוגמה, טיול להיפגש עם לקוחות הוא deductible, אבל לוקח טיול צד כדי לבצע הפקדה בנקאית אישית לא. בנוסף, נהיגה בין עבודה לבית בכל יום אינה נסיעה לניכוי. לפעמים מעסיקים מראש תשלום, במיוחד עבור נסיעות עסקיות ארוכות. כאשר זה נעשה, העובד חייב להחזיר כל סכום שאינו בשימוש.
מעקב אחר נסיעות עסקים
IRS מסמכי החזר דרישות תיעוד פשוטים כאשר שיעור סטנדרטי משמש. הסיבה לכך היא כי שיעור רגיל מכסה את כל עלויות התפעול הרגיל, ולכן המעסיק אינו נדרש לעקוב אחר עלויות כגון גז ותיקונים. על העובד לספק תיעוד של נסיעות הקשורות לעבודה. הם בדרך כלל לשמור יומן קילומטראז צריך להגיש אותו להחזר על לוח זמנים קבוע. כל רישום ביומן חייב לכלול את קריאות מד מרחק ההתחלה והסיום. הערכים חייבים גם לספק תיאור קצר של מטרת הנסיעה ויעד.
החזר מסים
אם מעסיק משלם לעובד יותר מכמות מותר, עודף הוא פיצוי במס חייב ללכת על W-2 של העובד ככזה. אחרת, החזר קילומטראז הוא חשבון עסקי deductible עבור המעסיק. לעובד אין חבות מס בגין החזר עד לשיעור הרגיל, והכסף אינו מדווח כגמול על W-2. כאשר המעסיקים לבחור לשלם סכום קטן יותר, העובדים יכולים לכתוב את ההבדל על החזרי המס שלהם.
