תגובה על ביצועי העבודה של העובד יכולה להתרחש במהלך הערכת ביצועים שנתית, או את ההערות ניתן לספק במהלך צ'אטים לא רשמיים עם עובד. מפקחים המעריכים את ביצועי העבודה של העובדים צריכים לעקוב אחר פרוטוקולים ופרקטיקות של החברה, כאשר נותנים משוב של עובדים על רמות הביצועים שלהם. הערות על ביצועי עבודה של עובד צריך להיעשות בצורה רציונלית מתועדת היטב עם הזדמנות מספקת עבור העובד לספק קלט.
עיין בקובץ העובדים של העובד. אם אתה מבצע הערכה שנתית של ביצועים, ובכוונתך לספק הערות כחלק מפגישת ההערכה, עיין בתיעוד רב ככל הניתן לתקופת ההערכה. לדוגמה, תזכורות פעולה משמעתיות מתקנות, רשומות נוכחות, יומני עבודה, ציונים והערכות עצמיות של עובדים הם חומרים שעליך לבדוק לפני הפגישה עם העובד על מנת לספק הערות על הביצועים. תסתכל על ביצועי העבודה של העובד במכלול שלו לפני שאתה בונה הערות לתקופה הערכה במהלך הערכה שנתית.
תזמן זמן להיפגש עם העובד על הביצועים שלו. אם העובד לא ציפה לפגישה איתך כדי לדון בביצועים, ספר לה בדיוק מהו נושא הפגישה ומעודד אותה להביא חומרים רלוונטיים והערות על הופעתה. הזכר לעובד כי הפגישה היא להיות שיחה - לא דוח חד צדדי על הביצועים שלה ללא כל קלט או משוב עובד.
התחל את הפגישה על פתק חיובי על ידי הכרה התרומות של העובד, הכישורים שלו וכיצד החברה ערכי הכישורים שלו ואת הכישורים. ציין הערות וגבה את ההערות שלך בתיעוד. היצמד לעובדות ותצפיות אישיות של נושאים הקשורים לעבודה. הימנע משימוש בטון מאשים כאשר אתה מספק משוב בונה ואינך מסתמך על מידע משומש, אלא אם יש תיעוד כתוב כדי לבסס את התצפיות של אחרים. תקשורת יעילה עם העובד שלך במהלך פגישה זו היא חיונית. Nolo, ספקית מידע משפטי למעסיקים, מספקת טיפים למתן משוב של עובדים בגיליון ההדרכה שלה, שכותרתו "כיצד לבצע הערכת עובדים". היא קובעת: "התמקדו עד כמה העובד מצליח (או גרוע) עושה את העבודה - לא על המאפיינים האישיים של העובד או תכונותיו".
סקירת אירועים ספציפיים שבהם צפית בעובד המבצע את תפקידו. לספק משוב מאוזן - במילים אחרות, לא להתמקד משוב בונה או שלילית בהחלט, גם אם זה היה הכוונה של השיחה שלך. תן דוגמאות לביצועים של העובדים העונים על ציפיות הביצועים של החברה. זהה אזורים שבהם אתה מאמין שהעובד מדגים ביצועים מעולים, וציין אזורים שבהם הוא יכול לשפר את הביצועים שלו.
תעד את השיחה שלך עם העובד. אם הפגישה היא שיאה של הערכת ביצועים, לספק לעובד עותק של מסמך הערכה ולבקש ממנה לחתום עליו. אם זהו מפגש בלתי פורמלי שבו אתה מספק משוב בונה והצעות לשיפור, לערב את העובד בדיאלוג על איך לשפר את הביצועים שלה. שאל איזה אימון ומשאבים היא צריכה לשפר, ומציינים מתי תוכל מעקב איתה כדי לספק את הכלים הדרושים לה. אם הפגישה היא לדון בביצועים עולה על הציפיות של החברה, לספר לעובד כי תוכל לסכם את ההערות שלך לשים עותק של סיכום בקובץ אנשי שלה, כמו גם לספק לה עותק.
