איך לכתוב תזכיר צוות

על פי אוניברסיטת Purdue Online Online Lab (OWL), תזכירים נכתבים כדי להדגיש או לפתור בעיות. בית הספר של אוניברסיטת צפון קנטקי של בית הספר לעסקים מצהיר כי תזכירים צריך לתקשר הרבה מידע במרחב מוגבל. כיצד תזכיר מעוצב תלוי בחברה, מטרת התזכיר ומקבלי התזכירים. תזכורות צוות פנימיות עשויות לספק מידע, ניתוח ומסקנות, מידע על שעות העבודה או הוראות לשימוש נכון בציוד.

פריטים שתצטרך

• עיתון

• עט ועפרונות

למד את המטרה הבסיסית ואת הפורמט של תזכיר. מזכרים הם בדרך כלל מסמכים פנימיים המשמשים לתקשר עם הצוות. המטרות עשויות לכלול תזכורות מדיניות, בקשות לפעולה, דיווח על שינוי או מתן הודעה רשמית. פורמט התזכיר כולל כותרת, מבוא, גוף, סיכום וסגירה. קבצים מצורפים רשומים בתחתית המסמך.

קבע את מטרת התזכיר שלך ואשר, אם בכלל, קבצים מצורפים ייכללו. קבע את מקבלי התזכיר. לעתים קרובות, מפקחים ומנהלים מקבלים העתקים של תזכירים וייתכן שיש צורך לכלול עותק בקובץ. לקבוע מה מזכר יגיד ולהלחין טיוטה גסה. בדוק את מדיניות החברה לשימוש בנייר מכתבים שאושר למזכרים.

השלם את הכותרת, החל מ "תאריך". כלול שמות ותארים של נמענים ראשוניים בקטע "אל". זה עשוי להיות אדם אחד או יותר, או שהוא עשוי לציין קבוצה של אנשים, כגון כל מנהלי החשבון. כלול בסעיף "עותק" שמות ושמות של מי יקבל עותקים של התזכיר. כלול בסעיף "מאת" שם וכותרת של האדם ששולח את התזכיר. כלול בסעיף "נושא" כותרת קצרה המתארת ​​את מטרת התזכיר.

כלול סעיף פסקה המסביר את מטרת התזכיר, מספק רקע למטרה והוא נותן סקירה כללית של מה ילך בפסקאות הבאות. כלול התראה עבור הקוראים אם התזכיר מכיל מדיניות או מידע קריטי אחר.

כלול מידע בגוף, או טקסט עיקרי, של התזכיר המתרחב בהקדמה ובסקירה הכללית. לדוגמה, ספק את הרקע שמוביל לשינוי במדיניות. הפרד והזמין את הסעיפים לפי תוכן. השתמש בפסקאות קצרות לאורך כל התזכיר. סעיף זה עשוי להיות פסקאות אחת או שתיים או מספר עמודים, בהתאם למטרת התזכיר.

הכנס את הסיכום והסגירה. ייתכן שהסיכום אינו נחוץ עבור תזכירים של עמוד אחד, אך הוא עשוי לסייע במסמכים ארוכים המכילים מידע או הוראות מורכבות. סגור על ידי מתן תודה לקורא ולהציע עזרה שלך לענות על שאלות או להסביר את התוכן תזכיר. בהעדר סיכום, יש לכלול סיכום קצר בפסקה הסגירה. ליידע את הקוראים אם תוכן התזכיר הוא חסוי.

הערה בסוף התזכיר רשימה של קבצים מצורפים המוזכרים בתזכיר. השתמש במילים "מצורף" או "מצורף" כדי לציין את רשימת הקבצים המצורפים. אל תכלול קבצים מצורפים שאינם מוזכרים בתזכיר.

חתום על התזכיר. תזכירים כותבים מזכירים בדרך כלל או מזכרים בחלק הכותרת, ליד הערך "מאת". תזכיר רשמי עשוי לדרוש חתימה מלאה ושורה תאריך בסוף המסמך.

טיפים

• סקור עותקים של תזכירים של החברה כדי ללמוד את הסגנון ואת העיצוב. שאל אם יש צורך באישור כדי לשלוח תזכיר.אמת את כל המידע העובדתי לפני הכללתו בתזכיר. בקש ממישהו להגות את התזכיר שלך.