כל עסק צריך לכתוב מדיניות ונהלים לתעד מה צפוי של העובדים ומה הם יכולים לצפות מהעסק. לעתים מכונה "מדריך עובדים", מסמכים אלה מספקים הנחיות ברורות לגבי חוקים שוטפים, פיצוי עובדים וכיצד החברה מנהלת עסקים.
פונקציה
אחת המטרות של מדיניות כוח אדם ונוהל ידני היא לענות על דרישות משפטיות כגון תעסוקה הזדמנות שווה. בהתייחסות לדרישות משפטיות שונות, המדריך מספק הגנה הן לעסק והן לעובדיו. כמדריך, מדיניות כוח אדם ונהלים אלה מהווים בסיס להכשרת עובדים.
העובדות
מדיניות ויעילות של מדיניות כוח אדם צריכה להיות כתובה בקווים המנחים את הסעיפים הבאים: האחריות של כל תפקיד בעסק, הטבות לעובדים, חופשת מחלה, חופשה, שעות, תקופות תשלום, משמעת, תהליך הקידום וכיצד מטפלים בבעיות ביצועים. המדריך צריך גם להתייחס לחוקי העבודה וכיצד העסק מטפל בהטרדות במקום העבודה, באפליה ובהתמכרות לסמים. יש להוסיף גם מדיניות תלונות, כך שלעובדים ולמעסיקים יש הבנה לגבי האופן שבו נפתרות בעיות.
אפקטים
על ידי מתאר את הכללים והאמונות של העסק במדריך, כולם יודעים מה צפוי מהם. זה מספק בסיס עקביות במקום העבודה. כפי האיגוד הלאומי מסעדה מציין את המדריך עובד המדריך ליצירתו, "ככל שאתה משאיר את דעתו של העובדים שלך, כך פחות סביר שהם יעשו דברים כמו שאתה רוצה לעשות אותם." מדריך מדיניות ונוהל כתוב, כאשר אחריו, ישפר את אמון העובד בחברה ואת המורל הכללי במקום העבודה.
יתרונות
היתרונות של קביעת מדיניות ונהלי כוח אדם מעבר להשפעה ישירה על העובדים. כאשר שביעות רצון העובדים עולה, כך גם שביעות רצון הלקוחות. כאשר כל העובדים פועלים תחת אותן הבנות, מושגת עקביות בשירות הלקוחות. כאשר לקוח יכול לצפות לרמה מסוימת של ביצועים או איכות המוצר של כל עובד בעסק, הוא יוצר השפעה חיובית על המותג של החברה, המוניטין ואת השורה התחתונה הפיסקלית.
שיקולים
על מנת להיות יעיל, יש לעקוב אחר כל המדיניות והנהלים המפורטים במדריך. העדר דבקות תהיה השפעה שלילית על שביעות רצון העובדים ויכול להוביל לתוצאות משפטיות. כמו כן, הליך ההליך צריך להיות צעד אחר צעד על מנת להגן על האינטרסים של כל העובדים המעורבים. אם המדיניות והנהלים צריכים להיות מעודכנים במהלך העבודה, ודא כי כל העובדים מקבלים עותק וכי הם לחתום על טופס הודאה. לבסוף, ודא כי כל השינויים שאתה רוצה לעשות על מדיניות כוח אדם ונהלים נבדקים על ידי עורך דין. במקרים מסוימים, מדיניות ונהלים יכולים להיחשב חוזים משתמע, ועלול להשפיע על היכולת של החברה לסיים עובד.
