טיפול במכתב עסקי לאדם אחד הוא פשוט יחסית. אתה כותב את שמו וכתובתו של האדם באמצעות פורמט הדואר של ארה"ב, ועוקב אחר "מר / מרס / מר" היקר. כאשר אתה צריך כתובת נמענים מרובים באותו מכתב עסק, הדברים מקבלים יותר מסובך. בהתאם למיקום של הנמענים, תתייחס לכל נמען בנפרד או שתשתמש בסימון "עותק פחמן" - "עותק" - בתחתית המכתב.
מספר אנשים, אותה כתובת
בעת פנייה למספר נמענים באותו ארגון, אין צורך לחזור על הכתובת מספר פעמים. כל שעליך לעשות הוא לכתוב את השם ואת הכותרת של כל נמען ואחריו כתובת החברה. זה צריך להיראות משהו כזה:
גב 'מרי האריס, מנכ"ל
מר רוברט Martinez, מנהל המתקנים
ד"ר פיליפה בנט-פרייס, מנהלת כספים
Acme מוגבלת
רחוב אקמה 123
Lexington, KY 40505
ההמלצה שלך צריכה לרשום את השמות באותו סדר כמו הכתובת, ואחריה נקודתיים (":"), לדוגמה "גברת האריס היקרה, מר מרטינז וד"ר בנט פרייס:" כתיבה "מרי היקרה, רוברט ו פיליפה: "הוא בסדר גמור אם אתה על שם פרטי. זה אדיב לשלוח מכתב נפרד המעטפה לכל אדם, כך להדפיס לחתום על עותק מקורי עבור כל נמען.
אנשים מרובים, כתובת שונה
כאשר אותה אות היא לעבור למספר נמענים במקומות שונים, כל אדם מקבל מכתב שפונה אליו באופן אישי. ציין כי שלחת את המכתב לאנשים אחרים על ידי הצבת "cc:" בתחתית המכתב מתחת לקו החתימה, ואחריו את שמות הנמענים האחרים בסדר אלפביתי. "CC" מייצג עותק פחמן, התייחסות נייר פחמן ששימש להפקת עותקים נוספים של מסמכים לפני המצאת מכונת צילום - היום, אנו משתמשים בביטוי "עותק מחווה". הקפד לשנות את השורה "cc:" בכל אות, כך שכל נמען יודע מי הם כל הנמענים האחרים. כלול את הכתובות שלהם אם זה יעזור לנמען שלך.
כאשר יש הרבה נמענים
כאשר יש לך מספר רב של נמענים כגון חברי ועדה, ייתכן שיהיה נכון יותר להכין מכתב בודד המופנה לקבוצה, ולהציב בלוק הפצה בסוף המכתב. מקובל לברך קבוצות גדולות יותר כגוף של אנשים, למשל, "יחסי משקיעים יקרים" או "חברים יקרים של מועצת המנהלים". אם המכתב מופץ באופן פנימי בתוך הארגון שלך, זה בסדר להשתמש ברכה רשמית "הכל יקר".
מילת אזהרה
אמנם יש נימוסים מסוימים עבור כתובות מכתבים למספר נמענים, אין כללים קשה ומהר. החברה שלך עשוי להיות סגנון משלו אשר עשוי או לא יכול לעקוב אחר הסטנדרטים המסורתיים. עקביות נותן רושם טוב של המותג שלך, אז לעשות לבדוק כי כל העובדים שלך עוקבים בסגנון זהה בכל תקשורת עסקית.
