המילון האמריקאי למדע המילון מגדיר את האנטרופיה כמדד של הפרעה או אקראיות במערכת סגורה. ההגדרה טוענת שככל שהמערכת הופכת ליותר מופרעת, האנרגיה שלה הופצת באופן שווה יותר ופחות מסוגלת לעשות עבודה, מה שמוביל לחוסר יעילות. ארגונים עסקיים הם אורגניים או ביורוקרטיים בטבע. ארגונים אורגניים פתוחים משום שהם מזמינים חדשנות ויצירתיות תוך חיפוש אחר חילופים רציפים עם הסביבה כדי לשרוד. ארגונים ביורוקרטיים נמצאים בקצה השני של הספקטרום, כאשר הם פועלים בסגנון מכניסטי וסגור הכפוף לאנטרופיה.
ארגונים ביורוקרטיים
ארגונים ביורוקרטיים או מכניסטיים תלויים במידה רבה בכללים ובתקנות, באחריות עבודה מוגדרת, בהיררכיה מרכזית של סמכויות, בשרשרת תקשורת ברורה וברכישת החלטות מרכזית. הספר "מינצבברג על ניהול", על ידי יועץ הניהול הנרי מינצברג, מציין כי דרישות העבודה של הארגון הביורוקרטי מוגבלות מאוד כפי שהן פשוטות, חוזרות ונשנות. נקודת מבט זו של ארגונים ביורוקרטיים מצביעה על כך שהארגון המכניסטי חייב להיות בעל סביבה יציבה עם תוצאות סטנדרטיות כדי להצליח. הארגון המכניסטי עובד היטב עד שיש צורך בשינוי או סוג של מהפך נכנס למערכת.
אנטרופיה ועובדים בעסקים
אנטרופיה מתרחשת בארגונים כאשר עבודות מכניות של הביורוקרטיה להישבר כתוצאה של התמחות, אדישות, רשלנות וחוסר גאווה. מינצברג יסכים שהתמחות מקצועית תורמת לאנטרופיה, משום שאנשים רואים רק את עבודתם המיידית בארגון, וכתוצאה מכך מחלקות ומטעמים ארגוניים מקוטעים. סיבה מרכזית לאנטרופיה בסביבה הבירוקרטית כרוכה בציפיות כי אנשים יצייתו לפקודות שגרתיות ויידבקו במבנה הארגוני, בעוד היוזמה והאחריות נמנעים. העובדים לומדים לעשות רק מה שמצפים מהם ולא יותר. בסופו של דבר, העובדים בארגון הביורוקרטי נעשים חסרי דעת ובלתי מעורערים משום שהם תלויים במבנה המערכת כדי להצדיק את מעשיהם.
האנטרופיה בארגון המכניסטי גורמת בסופו של דבר לעובדים להיות נוקשים בעבודתם, מה שיוצר מצב שבו הארגון אינו יכול לבצע שינויים נדרשים. בספר "תמונות של ארגונים" מאת גארת 'מורגן, ניכר כי למערכות ארגוניות סגורות יש נטייה להיות אנטרופית, כי יש להן נטייה להתדרדר ולהימלט.
לנצל את המערכת האורגנית חשיבה
ספרו של מורגן מצביע על כך שהסביבה הביורוקרטית יש את מקומה בעסקים, משום שהיא יוצרת בסיס לפעולותיו הארגוניות של הארגון, אף על פי שלעתים קרובות העובדים נהיים כה מיוחדים במחלקות שלהם, שאנטרופיה מתרחשת. מורגן טוען כי ארגונים יכולים להישאר תחרותיים על ידי עידוד העובדים לחשוב על הצרכים של אזורי העבודה המיידיים שלהם על ידי בחינת המטרות והמטרות של הארגון כולו תוך קבלת החלטות לגבי עבודתם. בתורו, ארגונים חייבים להיות מערכות אורגניות על ידי פתיחת עצמם עד חילופי מתמשך של משאבים ומידע עם הסביבה החיצונית. חילופי הדברים מסייעים להבטיח שהארגון ועובדיו יוכלו להישאר יצירתיים וחדשניים על ידי עמידה בצרכיו התחרותיים תוך אחריות חברתית.
מעורבים אנשים בארגון נמנע אנטרופיה
ניתן למנוע את האנטרופיה העסקית בארגונים בכך שתבטיח כי העובדים מעורבים בקבלת ההחלטות של הישות, וכי הם מבינים את תפקידיהם בתהליך הייצור. עובדים לעתים קרובות הם הקו הקדמי; הם להתמודד עם הלקוחות מסוגלים לקבוע את הצרכים שלהם. מעורבות העובדים מסייעת להם לפתח בעלות על הארגון ומסייעת להם להסתפק בעבודתם משום שהם יכולים לעמוד במטרותיהם האישיות ובמטרות שלהם בשילוב עם מטרות הארגון.
