מיפוי מידע הוא שיטת תיעוד ברורה ויעילה לחברות שכבר פיתחו נהלים, מדיניות ומסמכים תומכים. עסקים אשר רק מתחילים למסד את ההליכים שלהם יכולים גם להפיק תועלת שיטת מיפוי מידע תיעוד. מיפוי מידע מייעל תיעוד על ידי מניעת שכפול של הוראות או מידע על פני נהלים. זה גם מספק פורמט לארגון מידע בתוך מסמך, כך קל יותר להבין. המרת התיעוד של החברה שלך לפורמט מפת מידע יכול להיעשות בכמה צעדים פשוטים, אם כי זמן רב.
עיין בכל תיעוד החברה וארגן באופן שיטתי תוכן לקטגוריות המכילות הוראות דומות. צמצם את תוכן הקטגוריה על ידי הסרת התנגשויות ושכפולים.
לדוגמה, נהלים רבים יש סעיף לאחריות. עבור סוג זה של תוכן היית לקמפל את כל "אחריות", מידע על כל התיעוד. בעשותך כך, אתה יכול לראות התנגשויות באחריות או תחומים שבהם אחריות אחת חופפת אחרת. מכאן, ייעל את התוכן להסרת כפילויות או התנגשויות. תוכן אחר שכדאי לשקול כולל הגדרות ואמצעי זהירות.
יצירת מסמכים מרכזיים או מאגרי מידע מבוקרים אחרים של שינויים עבור כל סוג של תוכן.
חזרה לדוגמה של האחריות שלנו, צור מסמך אחד המפרט את תוכן האחריות שהזנת בשלב האחרון. הקפד להתייחס נהלים בהם האחריות מתבצעת. זה מבטיח כי תיעוד הוא כראוי הפניה.
כעת, כאשר תוכן דומה מועבר למסמך מרכזי, ניתן להסיר תוכן ישן מהנהלים המקוריים. הסר את התוכן הישן מהנהלים המקוריים, תוך התייחסות למסמך הייחוס המרכזי החדש.
עדכן את תוכן התיעוד שנותר במהלך תהליך העדכון לתבנית ממופה-מידע. ארגן את תוכן המסמך על ידי קיבוץ מידע רלוונטי. כלול כותרות משנה. השתמש בטבלאות במידת האפשר, כך התוכן יכול להיות דמיינו טוב יותר. קבע את שיטות העבודה המומלצות על ידי הכללת ידע שבטי או צעדים שעובדים מבצעים בדרך כלל, אך לא תועדו בהליך.
טיפים
-
מיפוי מידע טווחים פשוטים מורכבים יכול משופרת עוד יותר על ידי משוב מדיד עבור ניהול. עבור יישום מורכב יותר, שירותים מקצועיים ממפעלים כגון חברת מייסד מידע מיפוי, Inc ניתן להשתמש כדי לייעל את המיפוי שלך או לא ממופה הליכים. (ראה משאבים)
