מהו הזמנת רכש?
הזמנת רכש היא דרך לעסקים ולחברות להזמין מוצרים ושירותים. כמה פעמים הזמנת הרכש נקראת דרישת רכש, או פשוט P.O. הזמנת הרכש היא מסמך כתוב בין הרוכש לבין המוכר המפרט פריטים, שירותים ומידע חיוני אחר בנוגע למוצרים ולשירותים שהרוכש מתכוון לקנות מהמוכר.
מי יוצר הזמנת רכש?
הזמנות רכש יופעלו על ידי הרוכש, ובדרך כלל הם מופיעים בטפסים ממוספרים ומודפסים מראש. בהתאם לגודל החברה, אדם אחד עשוי להיות אחראי ליזום הזמנות רכש, כגון סוכן רכש. או כמה אנשים בתוך מחלקת הרכש עשויים לשתף את המשימה של הזמנת מוצרים ושירותים.
איזה מידע נמצא בהזמנת רכש?
המידע שנמסר על הזמנת הרכש עשוי להיות שונה בין חברות, בהתאם לסוג הסחורות או השירותים הנדרשים. עם זאת, רוב צווי הרכש מכילים פרטים על הטובין ו / או השירותים שהוזמנו. מידע זה עשוי להיות מפורט כמבוקש על ידי הרוכש. הפריט החשוב ביותר לגבי הזמנת רכש, הוא המספר הייחודי של הזמנת הרכש. מספר זה ישמש למעקב אחר רכישות, הזמנות שטרם נפרעו, משלוחים שהתקבלו וחשבונות זכאים. חלק מהפרטים האחרים הכלולים בהזמנת רכש הם: תיאור החלקים או העבודה, מספרי חלק, כמות שנרכשה, עלות יחידה, עלות כוללת, תנאי תשלום, תנאי משלוח, תאריכי אספקה, תנאי משלוח, משלוח לכתובות, הנחות המוצעות ו עשויים לכלול מידע ליצירת קשר אם תתעורר שאלה בנוגע להזמנה.
מה קורה כאשר מתקבל הזמנת רכש?
הטכנולוגיה של היום מאפשרת הזמנות רכש להישלח באמצעות הדואר שירות, דוא"ל, פקס וטלפון. לאחר מפיץ של סחורות או שירותים מקבל הזמנת רכש, הצעדים הדרושים נלקחים כדי למלא את הסדר. כאשר ההזמנה מסופקת, טופס אריזה נכלל בדרך כלל עם המשלוח, בהתייחסו להזמנת הרכש, כך שכאשר יתקבלו הסחורה, ניתן לסמן את ההזמנה באופן מלא. לאחר מילוי ההזמנה ושליחה (או שבוצעה, אם העבודה כרוכה), תישלח חשבונית המבקשת תשלום מהמוכר לקונה. החשבונית תתייחס גם למספר הזמנת הרכש. עם קבלת החשבונית, חשבונות זכאים יכולים לאמת ולהפנות את החשבונית אל הזמנת הרכש. השלב האחרון הוא תשלום החשבונית על ידי הרוכש עבור הטובין והשירותים שהתקבלו.
