קיימים ארבעה דוחות כספיים עיקריים: המאזן, דוח רווח והפסד, דוח רווח והפסד ודוח תזרים מזומנים. כל אחד משלושת ההצהרות האחרונות מפרט היבט אחד של ביצועי העסק לאורך זמן. דוח תזרים המזומנים משמש לפרטי השינויים בשיעורי המזומנים ושווי המזומנים של העסק, עקב פעילותה בתקופה. מאחר ותזרימי מזומנים הם שינויים בחשבונות הנכסים של מזומנים ושווי מזומנים, תזרימי המזומנים נרשמים תוך שימוש באותם כללי חיוב ואשראי כנכסים אחרים.
חיוב ואשראי
לכל עסקה יש חלק אחד אשר נרשם כהוראה וחלק אחד אשר נרשם כאשראי. לדוגמה, אם העסק רוכש אספקה באמצעות $ 200 במזומן, כי הוא חיוב של 200 $ ב אספקה ו המקבילה 200 $ במזומן. חיוב קובע כי העסקה נרשמת בצד שמאל של החשבונות, ואילו אשראי פירושו כי הוא נרשם בצד ימין. ככלל, הנכסים וההוצאות מחויבים כאשר הם גדלים, בעוד שההתחייבויות, המניות וההכנסות נזקפות כאשר הן גדלות.
מזומנים ושווי מזומנים
מזומנים ושווי מזומנים נוטים להיות מקובצים יחד למרבית המטרות, כולל לספור את תזרימי המזומנים. שווי מזומנים הם מכשירים פיננסיים לזמן קצר ונזיל מאוד שניתן למכור במזומן עם הפסד מינימלי של ערך. מזומנים ושווי מזומנים מקובצים יחד משום שהם שני הנכסים הנזילים ביותר הקיימים לעסק. מכיוון ששניהם הם נכסים, הן נרשמות כהתחייבויות כאשר הן גדלות והן נרשמות כזיכויים בעת ירידה.
תזרים מזומנים
תזרימי המזומנים הינם שינויים במזומנים ושווי מזומנים. תזרים מזומנים פירושו מזומנים של העסק ושווי מזומנים הולכים וגדלים, ואילו יצוא מזומנים פירושו כי אותם חשבונות יורדים בערך. תזרימי המזומנים מאורגנים על פי דוח תזרים מזומנים לשלוש קטגוריות בהתאם לאופי עסקאות המקור שלהן - בין אם הן פעילות תפעולית, השקעה או פעילות מימון.
כללי חיוב וכללים לתזרימי מזומנים
הפעילות התפעולית קשורה לפעילות המניבה הרגילה של העסק. פעילות ההשקעות קשורה לשינויים בנכסים ארוכי הטווח שלה. פעילות המימון קשורה בעסקאות של עסק עם בעלי המניות ועם נושים לטווח ארוך. ללא קשר למקור תזרים המזומנים, תזרימי מזומנים מזוהים על ידי חיוב במזומן ושווי מזומנים, כאשר תזרים מזומנים מוצג כזיכוי לאותו סכום. לדוגמה, אם עסק רכש ציוד עבור $ 20,000, כי הוא 20,000 $ חיוב או להגדיל ציוד אשראי מקביל או ירידה של 20,000 $ במזומן ושווי מזומנים. באותה מידה, אם העסק הזה קיבל 10,000 דולר במזומן כהשקעה מבעלי המניות שלו, כלומר חיוב של 10,000 דולר במזומן ושווי מזומנים ואשראי מקביל להון שנתרם.
