המבנה של ארגון רכש נע בין אדם בודד האחראי לרכישה למחלקה מרכזית גדולה או לארגון מבוזר עם אנשי רכש העובדים במיקומים נפרדים או ביחידות עסקיות. קבלת המבנה הנכון היא חיונית, כי הרכש בדרך כלל מהווה חצי מההוצאה של הארגון, על פי הפניה לעסקים. היא גם משחקת תפקיד חשוב באסטרטגיה התחרותית של החברה.
אחריות רכישת הפרט
בסטארט-אפ או בעסקים קטנים, אדם אחד, כמו מנהל הכספים, רשאי לקחת אחריות על הרכש. לחלופין, חברים בודדים בצוות הניהול, כגון מנהל הייצור, מנהל המשרד או מנהל השיווק, רשאים לרכוש מוצרים או שירותים כדי לעמוד בדרישות המחלקות שלהם. בתרחיש זה, לחברה לא יהיה הליך רכש עקבי ולא תהיה כל כוח קנייה לנהל משא ומתן על עסקאות טובות יותר מקבוצה מקוטעת של ספקים.
מחלקת הרכש
ככל שהיא גדלה, החברה רשאית למנות מנהל רכש בעל כשירות מקצועית. החברה יכולה גם לגייס אחד או יותר עוזרי הרכש אם קנה המידה של הרכש גדל. המנהל או הצוות לוקחים על עצמם את האחריות לרכישת ציוד לכל המחלקות, לדון בדרישותיהם, לזהות ספקים וצווי עיבוד. על ידי רכש רכש, החברה יכולה להציב הזמנות גדולות יותר עם הספקים המועדפים. זה עשוי להיות מסוגל לשאת ולתת על תעריפים נמוכים יותר ולהטיל תקני איכות עקבית על הספקים.
מבנה הרכש המרכזי
לחברות עם מספר מיקומים, חטיבות תפעוליות או יחידות עסקיות יש מבחר של מבנים מרכזיים או מבוזרים. במודל המרכזי, מחלקת רכש אחת לוקחת על עצמה את האחריות לרכישה מטעם החברה. המחלקה, אשר עשויה להיות מורכבת ממנהל רכש, מנהלים ועוזרים, מטילה מדיניות ונהלים תקניים ברחבי הארגון במטרה לצמצם עלויות, להגביר את יעילות הרכש ולהשיג איכות עקבית. כדי לשפר את השירות למיקומים שונים, המחלקה יכולה למנות מומחים האחראים לרכישת קטגוריות ספציפיות של אספקה.
מבנה רכש מבוזר
במודל המבוזר, החברה מייצגת סמכויות רכש למיקומים ולחטיבות. מנהלי רכש ועוזרים רוכשים אספקה לצרכים מקומיים, למרות שהם עשויים לקבל תמיכה מיחידה מרכזית קטנה. בעוד מבנה מבוזר נותן אוטונומיה ומקטין צווארי בקבוק, זה עלול להוביל רכישת יעילות, סטנדרטים עקביים ואת עלויות הרכש הכולל גדל.
מודל אסטרטגי למיקור חוץ
חברות הזקוקות לאספקה חיונית, כגון רכיבי הנדסה קריטיים, או שהן מעוניינות ליצור הרמוניה איכותית על פני מגוון של ספקים, עברו משיטות רכש מסורתיות ליחסים ארוכי טווח עם שותפי אספקה אסטרטגיים. חברי צוות הרכש האחראי על המקור האסטרטגי מתמקדים באספקה קריטית, ומשאירים את רכישת ציוד הסחורות לחברי צוות אחרים. צוות המקור האסטרטגי מציב חוזי אספקה ארוכי טווח ומשתף פעולה עם שותפי האספקה כדי להוזיל עלויות, ליצור הרמוניה בין רמות האיכות והייצור, ולקחת על עצמם פרויקטים משותפים לפיתוח מוצרים.
