כיצד להגדיר פגישה תקציב

פגישות תקציב חשובים כי הם מאפשרים לך להציג את הבוס או הממונים שבו הפרויקט שלך עומד במונחים של התקציב שלה. בפגישה ניתן לדון עליות או הפחתות אפשריות לתקציב שהוקצה לך ולהציע דרכים להפחית עלויות כדי לשמור על התקציב שלך על המסלול. פגישות תקציב גם מאפשרים לך להתחנן במקרה שלך עבור מימון נוסף עבור הפרויקט או העבודה שלך. מפגשי התקציב הכוללים קובעים כיצד מחלקה או חברה עושים כלכלית, ומציבים יעדים ומגבלות לשליטה בכסף ולהישאר רווחיים. קל יחסית לקבוע פגישה תקציבית.

פריטים שתצטרך

• חדר ישיבות או חדר ישיבות

• שירות דוא"ל

לקבוע מי צריך להשתתף בפגישה התקציב. בדרך כלל, אתה צריך להזמין את סמנכ"ל הכספים של החברה, סמנכ"ל כספים או אדם אחר על צוות ניהול החברה, כי הוא אחראי על הכספים. אם אתה עובד עבור חברה גדולה יותר, להזמין את האדם במשרד שלך שמנהל את הכסף, כמו בקר או מנהל מחלקת החשבונאות. אתה צריך גם להזמין את הבוס שלך, מנהל הפרויקט וכל צוות בכיר אחרים הקשורים לפרויקט או מחלקה.

בדוק את לוחות הזמנים של כל מי שאתה מזמין לפגישה. חפשו פתחים משותפים כאשר כולם מתוכננים להיות בעיר ובמשרד. כמה כלים משרדיים, כמו Microsoft Outlook, מאפשרים לך להציג לוחות זמנים וזמינות של עמיתים לעבודה אחרים.אם אינך יכול לגשת ללוחות הזמנים של כל אחד, שאל את עוזריו או את הפרטים עצמם מה מראהם הבא.

בחר משך לפגישה, כגון 30 או 60 דקות. לאפשר מספיק זמן כדי להציג את פרטי התקציב ולהשאיר מקום לשאלות ודיון זמן. אם אתה חושב שייקח לך שעה להציג את פרטי התקציב, בחר משך של 90 דקות כדי לאפשר זמן נוסף.

בחר יום ושעה לפגישה בהתבסס על כאשר כולם זמינים ומשך הפגישה. אם הפגישה שלך תימשך 90 דקות, בחר את הזמן הראשון 90 דקות משבצת כאשר כולם זמינים.

שלח הודעה על בקשת הפגישה בדוא"ל, ובקש מכל הנמענים להשיב כדי לציין אם הם מקבלים את בקשת הפגישה או אינם יכולים לבצע אותה. או, להגדיר את הפגישה בדרך המיושנת על ידי הזמנת אותו באופן אישי או באמצעות עוזר של המשתתף. כאשר אתה מבקש את הפגישה באופן אישי או בדוא"ל, בקצרה לספק סקירה ברמה גבוהה של סדר היום הפגישה: קיצוצים בתקציב, דוחות כספיים, מצב התקציב וכן הלאה.

קבע מחדש את הפגישה אם אנשים שצריכים להיות שם אינם מסוגלים להשתתף. בחר את החריץ הזמין הבא כאשר מפקחים פיננסיים ואנשים נחוצים אחרים זמינים למשך המתוכנן של הפגישה.

הזכר את כל המשתתפים על הפגישה הקרובה באותו שבוע או באותו בוקר. אם שלחת את בקשת הפגישה בדוא"ל, התוכנה עשויה להזכיר באופן אוטומטי למשתתפים הודעה אלקטרונית.

טיפים

• קבע פגישות תקציב חוזרות כדי להיפגש עם אותם אנשים מדי חודש או שבוע כדי לדון בתקציבי פרויקטים או מחלקות.